Vaše demo je na dosah
jednoho formuláře






Souhlasím s pravidly GDPR

Use Cases

Dle průmyslu










Dle problému




Dle procesu





Likvidace aktiv v systému SAP

Aplikace > IE
> SAP
>Outlook

Výsledek > Čas zpracování snížen na třetinu původního
> Ušetřeno 2 FTE

Problém

Likvidace aktiv v SAPu se stala problémem pro sdílené centrum služeb známé technologické společnosti, konkrétně pak pro finanční oddělení. Jejich množství bylo enormní a zpracovávání požadavků na likvidaci únavné a zdlouhavé. Jelikož úkolem bylo pouze stáhnout data z jednoho systému a nahrát do druhého lidská pracovní síla zde nebyla vůbec potřebná.

Řešení

Data jsou vyextrahována z jednoho interního systému. Robot zpracovává položky na základě určených pravidel v druhém internám systému. Jakmile jsou položky zpracovány mohou být zákazníkům odeslány dopisy o zůstatku ke splacení. Pokud robot narazí na nezvyklé případy, předá je dál k manuálnímu zpracování.

Výsledek

Proces mohl být pouze poloautomatizován, protože v malém procentu případů je nezbytný zásah člověka. I tak byla automatizací ušetřena 4 FTE.

Výpočet zůstatku ke splacení

Aplikace Interní aplikace
MS Excel
IE

Výsledek 4 FTE ušetřena
Lidé mohou vykonávat práci s přidanou hodnotou

Problém

Otázkou jak řešit výpočty zůstatků ke splacení se zabýval náš polský zákazník působící v bankovním sektoru. O vypracování těchto výpočtů se staral tým pěti zaměstnanců, což pro ně znamenalo poměrně náročnou práci. Ta mohla být bez problémů vykonávána robotem, protože byla založena na standardizovaných pravidlech.

Řešení

Robot otevře portál easyOffice a nahraje si položky do fronty. Zkontroluje metodu scrapování a nahraje ji do SAPu. Stažené položky nahraje z fronty do easyOffice a jako výsledek své práce uloží PDF dokument na sdílený disk.

Výsledek

Čas potřebný pro zpracování položek byl snížen na třetinu původního času. Zaměstnanci, kteří se věnovali této práci mají možnost se nyní zaměřit na další a důležitější úkoly.

Schvalování úvěrů

Aplikace MS Excel
Outlook
SAP
IE

Výsledek Úspora 10-15 FTE
Rychlost zpracování zvýšena 5x

Problém

Německá banka využívala ke schvalování úvěrů svých zákazníků více než deset zaměstnanců. Ti museli pracovat se třemi různými systémy a řídit se složitou rozhodovací logikou. Tato logika je, nicméně, rutinní a standardizovaná, tudíž může být stejně vykonávána virtuální pracovní silou.

Řešení

Čísla smluv jsou stažena z webové aplikace. Ke kontrole duplicity a zkontrolování všech produktů zákazníka se využívají dva SAPové systémy. Následuje série rozhodování, kdy robot na základě daných pravidel určí, zda se zákazníkovi schválí úvěr nebo ne.

Výsledek

Díky automatizaci procesu bylo dosaženo úspory 10-15 FTE a navíc byla celá procedura značně urychlena.

Tvorba a zasílání faktur

Aplikace Outlook
Webová aplikace (DEX)

Výsledek Úspora 3 FTE
100% kvalita procesu (0% chybovost)

Problém

Mezinárodní technologická společnost s centrem sdílených služeb sídlícím v Polsku dlouhodobě bojovala tvorbou a zasíláním faktur. Tento proces trval příliš dlouho a obsahoval velké množství chyb.

Řešení

Po provedení procesní analýzy jsme byli schopni vyvinout a doručit řešení, které umožňovalo robotovi se zalogovat do webové aplikace DEX, aby shromáždil veškerá potřebná data, vybral všechny potřebné oblasti a jazyky, což sloužilo ke specifikaci typu faktury. Robot vytváří faktury na základě specifikovaných kritérií, výjimek and nakonfigurované procesní logice. Vytvořené faktury pak přeposílá zákazníkům

Výsledek

Doručené řešení umožnilo zákazníkovi urychlit proces zpracování faktur a to jak z pohledu společnosti, tak koncového zákazníka. Zároveň byla snížena chybovost.

Vytváření měsíčních a čtvrtletních reportů za použítí Makra

Aplikace Outlook
SMCore
MS Excel
IE

Výsledek Ušetřeno 7 dní každý měsíc
Ušetřeno 2 FTE
Nonstop běh v noci i ve dne

Problém

Centrum sdílených služeb mezinárodní technologické společnosti se sídlem v České republice řešilo reportovací proces pro německou část operativy. Bylo vytvořeno makro, které zaměstnanci k reportování používali, tudíž byla alespoň část procesu již automatizována. I přes toto ulehčení proces vytěžoval velkou část pracovní kapacity zaměstnance, jelikož ten musel makro ručně spustit na každém řádku obsáhlého Excel dokumentu a navíc ze SAPu stáhnout všechny dodatečné sobory. Proces tak zabíral 10 pracovních dní z každého měsíce.

Řešení

Centrum sdílených služeb mezinárodní technologické společnosti se sídlem v České republice řešilo reportovací proces pro německou část operativy. Bylo vytvořeno makro, které zaměstnanci k reportování používali, tudíž byla alespoň část procesu již automatizována. I přes toto ulehčení proces vytěžoval velkou část pracovní kapacity zaměstnance, jelikož ten musel makro ručně spustit na každém řádku obsáhlého Excel dokumentu a navíc ze SAPu stáhnout všechny dodatečné sobory. Proces tak zabíral 10 pracovních dní z každého měsíce.

Výsledek

Reportovací proces byl plně automatizován a může nepřetržitě běžet tři dny v kuse, místo původních deseti dní potřebných ke zpracování. Ušetří tak práci třetinu práce jednoho FTE za měsíc.

Stahování bankovních výpisů a jejich nahrání do systému SAP

Aplikace Outlook
MS Excel
SAP

Výsledek Snížena chybovost
Automatizováno během 3 týdnů
Ušetřeno 2 FTE

Problém

Finanční oddělení centra sdílených služeb musí každý den vytvářet reporty o změnách v zůstatku na účtu. Tento proces je manuálně zpracováván, ačkoli je rutinní, nevyžaduje lidské uvažování a rozhodování. Tento proces běžně zabírá 10 pracovních dní z každého měsíce.

Řešení

Každé ráno jsou robotem výpisy z účtu stahovány a nahrávány do SAPu. Poté jsou porovnávány současné s těmi z předchozího dne a zároveň je také v SAPU validován kumulativní zůstatek. Na konci procesu je vyexportována tabulka a zaslána v reportovacím emailu.

Výsledek

Automatizace byla provedena během tří týdnů. Díky nočnímu běhu robota jsou pro manažery každé ráno připraveny reporty s informacemi o zůstatku na účtu. Nespornou výhodou, kterou automatizace přinesla je, kromě možnosti zpracování přes noc, přesnost a lepší schopnost porovnávání. Díky tomuto byla snížena chybovost v procesu.

Audit cestovních faktur

Aplikace BCD Webtraveller
MS Excel
Acrobat Reader
Outlook
Ariba

Výsledek Proces je 4x zrychlen
Dosaženo požadované chybovosti – 0%

Problém

Přijímání cestovních faktur znamenalo pro centrum sdílených služeb americké zábavní společnosti hodiny práce při jejich revizi. Ani kvalita zpracovaných faktur nebyla tak vysoká, jak by se očekávalo. Cílem tedy bylo snížit chybovost a zároveň urychlit celý proces.

Řešení

Robot byl navržen tak, aby emailem přijímal cestovní faktury a ty potom uchovával ve formě Excel tabulky. Data z Excel dokumentů validuje a poté je vloží do dvou webových aplikací. Následně vytiskne PDF dokumenty z obou systémů, sloučí je a odešle emailem.

Výsledek

Od doby, co bylo námi vytvořené řešení implementováno, snížila se chybovost procesu na nulu a zároveň 4x zvýšila jeho rychlost.

Fixní majetky: změny v systému SAP

Aplikace SAP
MS Excel
Outlook

Výsledek Úspora až 5 pracovních dní za měsíc
4x rychlejší čas zpracování

Problém

Finanční oddělení centra sdílených služeb technologické společnosti se sídlem v České republice se zabývalo značným množstvím požadavků na změny nákladových center u fixních majetků. Tato práce je rutinní a prováděné změny v SAPu jsou velmi malé, navíc na základě vstupů z Excel tabulky.

Řešení

Robot příjme vstupní dokument, který specifikuje, jaké změny se mají vykonat. Změny provádí v systému SAP u požadovaných fixních majetků. Ať jsou změny provedeny úspěšně či neúspěšně odešle robot reportovací email o průběhu procesu.

Výsledek

Čas zpracování jedné položky byl snížen na jednu čtvrtinu. Množství požadavků na zpracování se během roku mění a s ním se mění i počet uspořených hodin. V měsících, kdy jsou vyžadovány stovky změn ušetří automatizace několik pracovních dní.

Nahrání DIČ do systému SAP a jejich ověření

Aplikace SAP
MS Excel
Outlook

Výsledek 100% správnost validovaných DIČ
Úspora 1 FTE

Problém

Finanční centrum sdílených služeb nadnárodní technologické společnosti provádí týdně validaci stovek DIČ. Orientace v takovém množství dat způsobovala velkou míru chybovosti.

Řešení

Díky nasazení robota na tuto práci již není nutné, aby se zaměstnanci zabývali validací DIČ každý den, místo toho je naprosto dostačující, když jsou položky robotem validovány pouze dvakrát týdně. Při své práci robot vyextrahuje z Excelu vstupní data, provádí porovnání dat v SAPu a poté doplní do zdrojového dokumentu SAP ID.

Výsledek

Proces je možné spouštět i v noci, tudíž jsou ráno výsledky validace připraveny. Díky tomu, že robot, na rozdíl od člověka nepodléhá únavě při větším množství dat, přineslo automatické zpracování DIČ nulovou míru chybovosti.

Kalkulace nákladů na produkt

Aplikace SAP
MS Excel

Výsledek Čas zpracování snížen na třetinu původního
Úspora 8 FTE

Problém

Centrum sdílených služeb sídlící v Polsku využívá pracovní kapacity 8 zaměstnanců k výpočtu nákladů na produkt. Ačkoliv je tento proces z hlediska postupu velmi jednoduchý a je prováděn pouze v SAPu a Excelu, je velmi zdlouhavý a únavný.

Řešení

Robot se přihlásí do systému SAP, kde získá potřebná data. Tato data jsou poté editována v Excel souboru na základě daných pravidel a importována zpátky do SAPu. Po editaci je ze SAPu vyexportována nová tabulka. Tento proces se opakuje dokud nejsou spočítány všechny náklady na produkty.

Výsledek

Výsledkem nasazení robota do produkce bylo ušetření 8 FTE. Zaměstnanci původně vykonávající tento úkol se tak mohli věnovat užitečnějším a zábavnějším činnostem.

Údržba dat: stahování plateb

Aplikace IE
MS Excel

Výsledek Úspora 1 FTE
5x rychlejší zpracování

Problém

Tento rutinní proces vyžadoval, aby zaměstnanci prováděli velmi zdlouhavou a nudnou práci, kdy stahovali platby, následně editovali související dokumenty a ty dále rozesílali.

Řešení

Logika procesu byla navržena tak, aby se robot přihlásil do portálu, odkud si stáhnul platby a poté na základě předdefinovaných pravidel editoval Excel tabulku. Po dokončení editace je odeslán report se zmiňovanou tabulkou.

Výsledek

Implementace RPA technologie vyústila v úsporu jednoho FTE a snížení času potřebného ke zpracování plateb na jednu pětinu toho původního.

Fakturování produkčních faktur

Aplikace BPCS
MS Excel
Outlook

Výsledek 0% míra chybovosti
5x zvýšena rychlost procesu 

Problém

Centrum sdílených služeb předního poskytovatele udržitelných řešení se sídlem v České republice se muselo denně vypořádávat s desítkami faktur. Faktury se zpracovávají v interním systému, který vyžaduje, aby byli zaměstnanci maximálně soustředění a faktury byly zpracovány správně. 

Řešení

Robot byl navržen tak, aby byl schopen vyextrahovat vstupní data z Excel tabulky a následně vložil všechny potřebné informace o konkrétní faktuře do interního systému (BPCS). V tomto systému jsou faktury vytvářeny a zároveň odesílány kolegům do Belgie. Nakonec je vstupní tabulka updatována a poslána zároveň s reportem na určenou emailovou adresu.

Výsledek

Během dvou týdnů jsme navrhli řešení, které snížilo chybovost procesu na nulu. Díky velmi krátké době odezvy ze strany aplikace byl proces zrychlen na 5-ti násobnou rychlost.

Kontrola insolvenčního rejstříku

Aplikace Outlook
MS Excel
IE

Výsledek Úspora 8 FTE
Robot pracuje během víkendu

Problém

Účtárna české BPS společnosti musí týdně provádět kontrolu klientských společností a zjistit, zda se společnost nachází mezi dlužníky v insolvenčním rejstříku. Jedná se o kontrolu prováděnou u stovek, či tisíců firem, což je časové velmi náročná činnost.

Řešení

Vstupní data pro kontrolu jsou získána z CSV souboru přiloženého v emailu. Robot bere IČ společností a jedno po druhém kontroluje, zda se nachází v registru dlužníků na insolvenčním portále. Výsledek vždy zaznamená do zdrojového CSV souboru. Když je vše hotovo, odešle updatovaný soubor zpátky odesilateli.

Výsledek

Automatizací byl odstraněn celý jeden pracovní úkon, Výsledky kontroly jsou dostupné vždy v pondělí ráno díky víkendovému běhu robota.

Kontrola dodavatelů v registru ekonomických subjektů

Aplikace MS Excel
IE

Výsledek Časová úspora
Zlepšena kvalita procesu
Vyvinut během dvou týdnů

Problém

Český poskytovatel facility služeb byl vystaven riziku placení penalizací kvůli vysokému objemu manuálních činností během kontroly spolehlivosti daňových poplatníků. Podle českého práva je každý podnikatel povinen ověřit spolehlivost daňového poplatníka. Na základě toho je nutné hledat dodavatele ve veřejném rejstříku a ověřit, zda jsou důvěryhodní daňoví poplatníci.

Řešení

Robot hledá informace o dodavatelích v interním systému a na stránkách administrativního registru ekonomických subjektů. Výsledky z webového vyhledávání validuje a dále připravuje report spolehlivosti plátců daně. Výsledky okamžitě odesílá emailem.

Výsledek

Dokument s informacemi o spolehlivosti dodavatelů je odesílán emailem každý den. Proces byl automatizován během dvou týdnů.

MF-K změny v kontraktech

Aplikace Outlook
MS Excel
SAP
XML

Výsledek Automatizováno 1000 hodin ročně
Snížen čas potřebný ke zpracování

Problém

Velké množství požadavků na změny bylo potřeba provést ve finančním oddělení centra sdílených služeb se sídlem v České republice. Ten úkol člověku trvá zbytečně dlouho, a proto bylo potřeba jej automatizovat a tím také snížit čas zpracování na zlomek původního času.

Řešení

Robot prochází určenou složku na sdíleném uložišti a vyhledává nově uložené XML soubory, roztřídí si je podle data změny a otevře ten nejstarší. Z něj si načte všechny potřebné informace a provede požadované změny v kontraktech v systému SAP. Po zpracování všech souborů je vytvořen report ve formě Excel tabulky a ten je odeslán na předem určenou emailovou adresu.

Výsledek

Díky automatizaci byl snížen čas potřebný ke zpracování požadavků. Automatizováno bylo přibližně 1000 hodin lidské práce ročně.

Postident Forms

Aplikace MS Outlook
IExplorer
MS Excel

Výsledek Čas zpracování snížen na desetinu
Lidé mohou vykonávat jinou práci s vyšší přidanou hodnotou
Snížena chybovost procesu

Problém

Účelem tohoto procesu bylo ověřit údaje žadatelů o půjčku získané z veřejného webového poštovního portálu. Takto získané údaje se ručně porovnávaly s interní databází klienta. Výsledky se pak zapisovaly do Excelu a odesílaly emailem managementu k dalšímu zpracování.

Řešení

Automatizovaný proces otevře vstupní csv soubor uložený ve sdílené složce na disku u klienta. Přečte požadované údaje žadatelů, otevře webový prohlížeč a přihlásí se do klientova systému, kde tyto údaje ověří. Výsledky zapisuje do excelovského souboru, který na konci pošle na zadané emailové adresy.

Výsledek

Čas potřebný na zkontrolování a ověření údajů byl snížen na desetinu původního času. Zaměstnanci, kteří se věnovali této práci mají nyní možnost se zaměřit na důležitější úkoly.

Evidence náhradního plnění

Aplikace Outlook
SAP
IE

Výsledek 0,5 FTE
Doba automatizace-1 týden
Čas zpracování snížen na 1/3

Problém

Zaměstnanec účetního oddělení energetické společnosti zbytečně trávil velkou část své pracovní doby rutinním porovnáváním dat. Notifikační emaily, které bylo potřeba ověřovat navíc přicházely nárazově, tudíž zaměstnanec nikdy nevěděl, kdy si na tuto aktivitu vyčlenit čas.

Řešení

Robot v dedikované emailové schránce prochází notifikační emaily odeslané z portálu Ministerstva práce a sociálních věcí. Ověří data uvedena na portále oproti datům uloženým v systému SAP a pokud vše souhlasí, odsouhlasí na portále, že je doklad v pořádku. V případě nesrovnalostí, odešle upozornění na oprávněnou osobu, která doklad zpracuje ručně.

Výsledek

Jelikož proces pracuje pouze s internetovým portálem a SAPem, automatizace byla dokončena během jednoho týdne. Proces běží na denní bázi a je mu vyčleněn slot v noci, kdy je SAP méně vytížen, tudíž je zpracování značně urychleno.

Trintech

Aplikace SAP
IE (Interní aplikace)
Excel

Výsledek Snížena chybovost
Ušetřeny 2 hodiny denně

Problém

Finanční oddělení Britské farmaceutické společnosti se potýkalo s velkým množstvím Excel dokumentů, které musely být zpracovány. Data byla nejprve zkopírována z jednoho systému do druhého a poté byly provedeny úpravy v Excel dokumentech, updatované dokumenty byly nahrány do obou systémů.

Řešení

Proces byl automatizován tak, že nyní jsou tabulky exportovány ze systému SAP se všemi položkami. Každá položka z tabulky je vložena do systému Trintech (webová aplikace) a soubor k ní připojený je stažen a nahrán zpět do SAP tak, aby všechny přílohy uložené v Trintech byly dostupné také v SAP.

Výsledek

Lidské chyby, které vznikaly při kopírování dat z Excelu do interního systému, byly odstraněny. Robot ušetřil dvě hodiny lidské každodenní práce.

Zpracování výpisů z účtu

Aplikace SAP
MS Excel

Výsledek Plná automatizace = lidé vykonávají užitečnější úkoly
3 denně ušetřeny

Problém

Zaměstnanci britské farmaceutické společnosti trávili část své pracovní doby náhodným kontrolováním Excel dokumentu. Tato kontrola probíhala každých pár hodin, kdy zaměstnanci zjišťovali, zda byl již dokument updatován.

Řešení

Robot byl naprogramován tak, aby kontroloval dokument Excel každých několik hodin namísto finančního týmu - pokud jeden z pracovníků přidal nový žurnál, byl zkontrolován v SAP a byl vytvořen report o stavu každé faktury v novém Excel souboru.

Výsledek

Díky virtuální pracovní síle nemusí nyní zaměstnanci zbytečně, co pár hodin kontrolovat Excel dokument a mohou svůj čas věnovat užitečnějším činnostem. Automatizace jim tak ušetřila 3 hodiny času za den.

Přiřazování přijatých plateb

Aplikace SAP
Excel
Outlook

Výsledek Čas na zpracování transakce snížen na pětinu
Nulová chybovost

Problém

Finanční centrum společnosti zabývající se kapitálovými statky dostává každý pracovní den platby od obchodních partnerů prostřednictvím svých bankovních účtů v několika zemích. Částky přijaté každý den je třeba přenést do systému SAP CDFS a musí být vhodně přiřazeny k příslušným otevřeným položkám prostřednictvím zaúčtování platby.

Řešení

Robot dostane na vstupu excelovskou tabulku s daty a v systému SAP dohledává potřebné informace, které jsou potřeba ke správnému přiřazení k otevřeným položkám, poté každou platbu přiřadí a spáruje v systému SAP. Jakmile jsou tyto kroky hotovy, zašle obohacený excel podle země původu zodpovědným osobám.

Výsledek

Čas zpracování se snížil na pětinu. Proces nyní běží s nulovou chybovostí. Zaměstnanci po celém světě se nyní mohou věnovat důležitější a méně nudné práci. 

Údržba interních objednávek

Aplikace Outlook
SAP
Excel
CIM CDB

Výsledek Úspora 4 FTE
100% kvalita procesu (0% chybovost)

Problém

Aktualizace nedokončených objednávek v SAPu byla příliš zdlouhavá kvůli vysokému počtu případů. Části procesu byly prováděny v několika odděleních organizace. Dvakrát ročně je prováděna kontrola nedokončených objednávek. K nim je potřeba dohledat kontaktní údaje a zodpovědným osobám poté zaslat notifikaci o nedokončené položce.

Řešení

Úprava logiky procesu, rozdělení na 3 podprocesy a jejich následná automatizace pomocí softwaru Blue Prism. Všechny části procesu byly automatizovány, robot dohledává kontaktní údaje a rozesílá notifikace zodpovědným osobám. Nedoručené notifikace oznámí majiteli procesu.

Výsledek

Plně automatizovaný proces bez nutnosti zásahů lidského činitele. Proces probíhá s nulovou chybovostí. 4x urychlení procesu.

Proces prodloužení platnosti smluv

Aplikace MS Excel
SharePoint
Interní systémy
Outlook
IE

Výsledek Úspora 5 FTE
50% nákladů na proces ušetřeno

Problém

Výrobní společnost v Polsku potřebovala vylepšit proces prodlužování platnosti smluv pro oddělení objednávek. Proces byl pro lidské zaměstnance příliš náročný a generoval obrovské množství práce, což způsobovalo, že očekávaná KPI nebyla naplněna.

Řešení

Díky implementaci RPA jsme byli schopni vytvořit řešení, kdy robot stahuje csv soubor ze Sharepointu, poté se přihlásí do interního systému a prochází smlouvy na základě dané logiky a obnovuje datum expirace u těch, kde je to vyžadováno. Na konci procesu je odeslán email s reportem o úspěšných zpracováních, chybách a vyjímkách.

Výsledek

Proces byl poloautomatizován. Vyvinuté řešení pomohlo klientovi při zpracování smluv tak, že požadované KPI mohlo být splněno. Pracovní zátěž přesunuta na robota se rovnala ekvivalentu 5 FTE.

Nahrávání pohledávek do CRM systému

Aplikace Interní aplikace
IE

Výsledek 1 FTE úspora
3x rychlejší zpracování

Problém

Vytváření pohledávek ve složitém interním systému způsobovalo problémy a také obrovskou pracovní zátěž pro zaměstnance. To způsobovalo zpoždění zpracování pohledávek.

Řešení

Doručené řešení bylo navrženo tak, že robot svou práci vykonává v interní webové aplikaci, odkud si stahuje data o reklamacích z několika různých bank a ty dále připravuje a upravuje na základě daných pravidel pro další zpracování.

Výsledek

Výsledkem automatizace je třikrát rychlejší zpracování pohledávek. Nahrazením rutinní lidské práce bylo ušetřeno 1 FTE.

Modifikace nákupních objednávek

Aplikace Outlook
WebService
IE

Výsledek Zlepšení kvality dat
Úspora 1 FTE
Automatizováno za 6 týdnů

Problém

Světová technologická společnost, jejíž centrum sdílených služeb sídlí v Praze, čelila problémů s vysokým množstvím transakcí, což mělo negativní dopad na kvalitu zpracovaných objednávek. Velké množství požadavků na změnu nákupních objednávek vyřizoval tým pěti zaměstnanců. Požadavky na změnu způsobovaly obrovské pracovní zatížení a jejich zpracování bylo často zpožděné.

Řešení

Vytvořili jsme řešení, ve kterém robot přijímá požadavky na modifikaci nákupních objednávek emailem, jde na webový SAP portálu a zde provádí požadované změny (obsažené v emailech). Jakmile jsou nákupní objednávky zpracovány, odesílá robot informaci o zpracování skrz web service.

Výsledek

Převedením práce na robota bylo dosaženo zlepšení kvality zákaznických dat a zároveň se uspořilo1 FTE.

Proces zaznamenávání incidentů

Aplikace SAP
Interní aplikace: Stella, Remedy, Lync

Výsledek 4x rychlejší zpracování
100% kvalita

Problém

Britský nadnárodní prodejce se sídlem v Londýně čelil problému se zaznamenáváním incidentů v interních systémech a jejich přenosem do interní databáze, což stálo úsilí tři zaměstnance, kteří museli pracovat se 4 aplikacemi.

Řešení

Navržené řešení vytváří záznamy o incidentech v databázi na základě dat zadaných v interních systémech. Tyto záznamy jsou nicméně vytvořeny až poté, co jsou robotem na základě určitých kritérií vyhodnoceny.

Výsledek

Automatizace vyřešila problém náročnosti práce s několika různými systémy, což umožnilo třem zaměstnancům věnovat se úkonům s vyšší přidanou hodnotou.

Update kontaktů zákazníka v interním systému

Aplikace Interní NLP system
MS Excel
IE

Výsledek Zlepšena kvalita dat
Automatizace provedena během 2 týdnů
Úspora 1 FTE

Problém

Českou společnost poskytující IT služby znepokojoval fakt, že jejich zaměstnanec musí trávit spoustu času kontrolou jejich webových stránek, aby zjistil, zda je na stránkách nahraný požadovaný soubor. Tento soubor slouží jako zdrojový dokument pro provedení změn v kontaktech zákazníků.

Řešení

Poskytli jsme řešení, kdy robot provádí kontrolu webových stránek místo člověka. V momentě, kdy se na stránkách objeví požadovaný soubor, robot soubor stáhne a otevře. Potřebné změny jsou provedeny v interní databázi na základě staženého dokumentu.

Výsledek

Robot je schopen kontrolovat stránky v požadovaných intervalech a spustit zbytek procesu jen pokud nalezne data ke zpracování., což zabere pouze pár vteřin. Jelikož robot nedělá chyby, byla kvalita dat zlepšena.

Příprava reportů

Aplikace SAP
Cadency
SPIDR2
IE

Výsledek Plně automatizovaný proces nahradil 1 FTE

Problém

Celá pracovní kapacita jednoho zaměstnance je vyčerpána na přípravu reportů, ačkoliv se tento nudný úkol skládal pouze ze stahování reportů ze SAPu, jejich následné editace a nahrání do systému SPIDR2 a na SharePoint. Tento úkol může být bez problémů přesunut ke zpracování robotem.

Řešení

Ze SAPu jsou robotem staženy reporty a data ze stažených reportů vložena do šablon z předchozího měsíce. Tyto obnovené šablony jsou nahrány do systému SPIDR2, odkud je zkopírován odkaz na ně a ten je uložen v druhém interním systému CADENCY společně s reportem. Na konci jsou zpracované soubory nahrány na SharePoint.

Výsledek

Řešení, které jsme vytvořili uspořilo 1 FTE, což umožnilo zaměstnanci původně vykonávajícímu tento úkol přesun k zajímavějším úkonům s přidanou hodnotou.

Zpracování dodacích listů

Aplikace Interní aplikace
MS Excel
SAP

Výsledek 100 % přesnost
Dávkové zpracování

Problém

Zákazníkem byla mezinárodní farmaceutická společnost, která potřebovala odesílat dodací listy zákazníkům. Ty musely být v určitém formátu a každému zákazníkovi bylo potřeba vše odeslat pouze v jednom emailu místo v současných několika emailech.

Řešení

Robot vytahuje data z Excel tabulky a ty pak zadává do systému SAP a generuje příslušné dodací listy. Dodací listy jsou vygenerovány v požadovaném formátu a poté zaslány zákazníkům na základě seznamu zákazníků. K rozesílání emailů je využíván SMTP server. Nakonec robot všechny vygenerované soubory smaže a vytvoří report ve formě nové tabulky.

Výsledek

Zákazníkům nejsou odesílány chybné emaily. V závislosti na množství dat je robot schopen ušetřit 0.25 FTE a zároveň zpracovává požadavky v dávkách, tudíž není každému zákazníkovi odesláno emailů několik, ale pouze jeden.

Tvorba kurýrních zásilek

Aplikace SAP TM
Webové stránky myTNT

Výsledek 100% kvalita dat
Úspora 1 FTE

Problém

Kurýři jednoho z předních světových poskytovatelů logistických služeb museli tvořit objednávky zásilek nejdříve ve webové SAP aplikaci a potom ta stejná data duplikovat na webových stránkách myTNT. (Naštěstí pouze do doby než si společnost uvědomila, že kopírování dat je ideální činnost pro robota.)

Řešení

Robot se přihlásí do webové aplikace SAP TM, odkud si stáhne seznam zásilek ke zpracování. Poté jsou získána data o každé objednávce zvlášť a vložena na stránky myTNT. Na konci vytvoření objednávky robot odesílá požadovanou dokumentaci, tak aby mohla být vytištěna.

Výsledek

Díky velmi přesné práci robota bylo při kopírování z jednoho do druhého systému dosaženo stoprocentní kvality zadávaných dat.

Tvorba objednávek v systému SAP

Aplikace Outlook
PDF
MS Excel
SAP

Výsledek RPA automatizace dokončena během 6 týdnů
okamžitá RoI - ušetřeno 7 FTE

Problém

Intenzivní ale zároveň rutinní práce při tvorbě objednávek v systému SAP vždy pohltila velkou část pracovní kapacity back office zaměstnanců v centru sdílených služeb v Polsku jedné nadnárodní IT společnosti.

Řešení

Robot byl nakonfigurován tak, aby byl schopen sloučit dohromady data z PDF a Excel souboru. Soubory nejprve validoval a pokud byla vyplněna všechna povinná pole, mohl data vložit do systému SAP. Tímto byla vytvořena nová objednávka a mohl být odeslán informační email o úspěchu či selhání procesu.

Výsledek

Proces tvorby objednávek byl plně automatizován, díky čemuž byl ušetřen ekvivalent 7 FTE.

Hromadné nahrávání požadavků a scannovaných souborů

Aplikace SAP
MS Excel
CRM

Výsledek FTE úspory
Zlepšena kvalita dat
Data připravena každé ráno

Problém

Energetická společnost na Slovensku se vypořádávala s problémem nepřesností při přenosu dat do systému SAP. Zaměstnanec dedikovaný pro tuto činnost musel nashromáždit data o změnách v několika tabulkách a manuálně je nahrát společně s přílohami do systému SAP.

Řešení

Účelem tohoto procesu je provést řádově tisíce změn v systému SAP, stejný počet scannovaných souborů je poté potřeba nahrát do SAPu na základě informací vytvořených kombinací Excel souborů vyexportovaných z tohoto systému.

Výsledek

Proces byl vyvinut za dva týdny. Běží během noci, tudíž jsou každé ráno nahrána data do systému. Zároveň bylo uspořeno jedno FTE.

Správa výjimek při vyřizování zakázek

Aplikace SAP
Excel
Outlook

Výsledek Zjednodušuje práci zaměstnanců
Čas na zpracování transakce snížen na polovinu

Problém

Zákazníkův požadavek byl zautomatizovat práci oddělení zaměřeného na hlášení zpoždění objednávek klientů. Zaměstnanec dle informací získaných z ticketů hledá nesrovnalosti v SAP tabulce. Ty následně nahlásí klientům, kterých se zpoždění týká.

Řešení

Robot si pomocí webových služeb vytáhne ticket, ze kterého následně vyčte požadované informace. V SAP tabulce získá kód objednávky daného klienta, který mu umožní v jiné SAP tabulce přezkoumat informace o zpoždění. Z těch následně vytváří excelový report a zasílá informační email zákazníkovi.

Výsledek

Díky automatizací je pro zaměstnance vytvořen pomocný report a ten je jím následně odeslán. Čas zpracování jedné položky se snížil na polovinu.

Zadávání objednávek do systému SAP

Aplikace SAP
Outlook

Výsledek Nulová chybovost
Čas na zpracování transakce snížen na polovinu

Problém

Oddělení přímého prodeje výrobní společnosti sídlící v České republice potřebovalo akutně vyřešit problém se zapisováním dat, které přicházely emailem v elektronické objednávce do systému SAP. Oddělení nemělo dostatek zaměstnanců, kteří by tuto činnost mohli provádět, tudíž se problém rozhodlo řešit pomocí automatizace.

Řešení

Robot vyfiltruje relevantní emaily a stáhne potřebné informace k objednávce, které jsou ve formátu PDF. Informace jsou vyčteny z PDF a zapsány do systému SAP. Oddělení přímého prodeje je informováno o zavedení nové objednávky do systému pomocí emailu.

Výsledek

Díky automatizaci je procesní čas zkrácen na polovinu. Proces je nyní s nulovou chybovostí a byl vyřešen problém s nedostatkem zaměstnanců, kteří by tento proces vykonávali.

Proces tvorby profilu nového zaměstnance

Aplikace Outlook
Target
MS Excel
K2

Výsledek Čas zpracování snížen z 10 minut na 5 vteřin
Úspora 2 FTE

Problém

Úkolem bylo pomoci personálnímu oddělení jednoho z největších českých BPS poskytovatelů automatizovat přenos dat mezi dvěma interními systémy. Konkrétně šlo o proces náboru nových zaměstnanců, změny profilů, ale také ukončení pracovního poměru. Tyto procesy byly velmi pracné a časově náročné.

Řešení

Tým Techstry pomohl společnosti navrhnout proces znovu, tak aby byl vhodný k automatizaci. Robot byl nakonfigurován, aby byl schopen pracovat ve dvou interních systémech. Na základě dané logiky validuje data a přenáší je mezi dvěma systémy. Po dokončení procesu odešle report s výsledky odpovědné osobě.

Výsledek

Čas zpracování byl snížen z průměrných deseti minut na pět vteřin na transakci, což personálnímu oddělení umožnilo zaměřit se na činnosti s vyšší přidanou hodnotou.

Kontrola v systému OFAC

Aplikace Outlook
MS Excel
IE

Výsledek Úspora až 1 FTE
Doba zpracování snížena na třetinu

Problém

Výzvou byla zákazníkova potřeba provést ověření uchazečů o zaměstnání v dané společnosti. To se provádí velmi jednoduše v systému OFAC, se speciálním zaměřením se na možnou spojitost uchazeče s teroristickými organizacemi.

Řešení

Robot extrahuje data z Excel souboru. Každý kandidát je prověřen v portálu OFAC a následně jsou veškeré relevantní informace přidány do Word dokumentu, který je vytvořen pro každého kandidáta zvlášť. Díky našemu řešení je robot schopen si poradit také s diakritikou a interpretovat tak všechny výsledky.

Výsledek

Rychlost procesu byla značně navýšena, protože úkoly jakými jsou např. posílání emailů trvají pouze zlomek vteřiny. Byla ušetřena minimálně hodina práce denně.

Čtvrtletní zaměstnanecký audit

Aplikace IE (Intranet + interní webová aplikace

Výsledek Čas na zpracování snížen na čtvrtinu
Snížena chybovost

Problém

Promazání neaktivních účtů z interní databáze klienta se do nedávna prováděla ručně. Pracovník vždy musel zkontrolovat každý jednotlivý účet a neaktivní suspendovat. V důsledku vysokého počtu zaměstnanců, tudíž i účtů v databázi, byl tento proces pro zaměstnance velice zdlouhavý a nudný.

Řešení

Robot si otevře intranet pro provedení auditu a nahraje si všechny zaměstnanecké účty do fronty. Použitím emailové adresy si v druhém interním systému ověří, zda je daný držitel účtu stále zaměstnancem firmy. Výsledkem je smazání neaktivních účtů.

Výsledek

Neaktivní účty se jednou za čtvrt roku vymažou automaticky, tato práce trvala člověku celý pracovní den, robot úkol zpracuje za dvě hodiny. Došlo ke snížení chybovosti.

Zadávání změn v profilech zaměstnanců

Aplikace Target
Outlook
MS Excel

Výsledek Čas zpracování požadavků snížen na 30%
HR pracovníci mají více času na zaměstnance

Problém

Úkolem bylo pomoci personálnímu oddělení jednoho z největších českých BPS poskytovatelů automatizovat zadávání zaměstnaneckých změn v interním systému. Tyto procesy byly velmi časově náročné.

Řešení

Robot byl nakonfigurován tak, aby stahoval data přímo z databáze a mohl se tak vyhnout práci s prohlížečem, který byl nespolehlivý. Data byla převedena na kolekci, kterou následně prochází a podle ní provádí požadované změny. Jakmile je toto provedeno, změní také stav zaměstnance v databázi. Po dokončení vytvoří report v MS Excel, kde zapíše jaké změny a u kterých zaměstnanců provedl a odešle je.

Výsledek

Díky nasazení robota došlo k zefektivnění práce personalistů, kteří nyní mají více času věnovat se zaměstnancům společnosti. Navíc byl čas zpracování snížen o cca 30%.

Zpracování výplatních lístků

Aplikace KS Mzdy
MS Excel
Outlook
PDF

Výsledek Čas zpracování snížen o 70 %
100 % správnost výsledků

Problém

Úkolem personálního oddělení je každý měsíc zpracovat výplatní lístky pro zaměstnance daného projektu. Tento proces je stejný pro každého zaměstnance, ale je kladen velký důraz na správnost a tím se stává časově náročným a kritickým.

Řešení

Robot zpracovává jednotlivé zaměstnance a postupně ověřuje, jestli měli nebo neměli v daném měsíci výplatní pásku dostupnou v interním systému. Pokud pásku najde, ověří, jestli vygenerovaná výplatní páska opravdu patří hledanému zaměstnanci a teprve potom ji uloží na sdílený disk dle požadavků klienta.

Výsledek

Technologie RPA dokázala zaručit 100 % správnost výsledku. Chybovost je na 0 % a časová náročnost procesu je na 30 % oproti manuálnímu zpracování.

Vzdělávací akce

Aplikace KS Mzdy
MS Excel
Outlook
IE

Výsledek Zaměstnanci mohou vykonávat práci s přidanou hodnotou
Ušetřeno 0.5 FTE

Problém

Úkolem personálního oddělení je každý den zadávat žádanky o účast na vzdělávacích akcích ostatních zaměstnanců do interního programu KS Mzdy. Proces je repetetivní a zdlouhavý.

Řešení

Robot si stáhne vstupní formuláře z webové aplikace a poté jimi iteruje a vyčítá z nich pomocí regulárních výrazů data. Dále následuje vytvoření vzdělávací akce v interním programu KS Mzdy a následné přidání účastníků do akce a přidání nákladů na vzdělávací akci.

Výsledek

Technologie RPA dokázala zaručit správné zpracování dat a tím dovoluje uvolnění zaměstnanců na práci s přidanou hodnotou, bylo ušetřeno 0,5 FTE

Změna stavů po jednání rady kraje

Aplikace Excel
Interní webová aplikace
Outlook

Výsledek Doba zpracování klesla o 70 %
Nulová chybovost

Problém

V rámci dotačního programu bylo potřeba aktualizovat stavy žadatelů v interním systému organizace. Na této aktivitě se podíleli 4 pracovníci a i když se jednalo o ryze repetitivní činnosti, vytížily zaměstnance v daný den ze 20%.

Řešení

Robot si nejdříve ověří, jaké požadavky má zpracovat na základě vstupního souboru Excel. Následuje zpracování jednotlivých požadavků v rozhraní webové aplikace. V případě chybných vstupních hodnot, informuje odpovědnou osobu prostřednictvím emailu.

Výsledek

Pomocí automatizování procesu se samotný čas zpracování snížil o více než 70 %. Odpadá nutná koordinace mezi 4 zaměstnanci. Čas, který doposud věnovali procesu Změna stavů je nyní alokován na jiné úkoly.

Identifikace příjmů

Aplikace GINIS EKO, KOF, DDP
Excel
Outlook

Výsledek Rutinní činnosti převzal robot
Nulová chybovost

Problém

Na denní bázi se zpracovávají záznamy v interní aplikaci GINIS. Zaměstnanec musí každý den zkontrolovat v dané aplikaci výpisy účtů organizace, zda nedošlo k novým pohybům. Každý takový pohyb musí na základě vnitropodnikových postupů identifikovat a zanést do centrální tabulky, která sdružuje záznamy za celý rok.

Řešení

Robot generuje jednotlivé výpisy a zjišťuje, zda nedošlo k novému pohybu. V případě nových pohybů začne vyhledávat potřebné informace v dalších modulech aplikace. Pokud nedokáže informace najít tam, začne vyhledávat v interních číselnících. Vyplněná tabulka je poté umístěna na sdílený disk a také odeslána emailem.

Výsledek

Díky zmapování jednotlivých postupů, jak docílit identifikace pohybu na účtu, je robot významným pomocníkem zaměstnance, který pouze doplní tabulku o záznamy, které vyžadují lidský zásah.

Ověření žadatele dotace

Aplikace GINIS
PDF
Outlook
Webová aplikace

Výsledek Časová úspora (60 %)
Nízká chybovost (do 1 %)

Problém

Problém nastává v období vyhlášení nových dotačních programů, kdy se oddělení potýká se vzrůstajícím počtem požadavků. Následné ověření žadatelů je proces, který probíhá napříč dvěma aplikacemi a několika prostředími v rámci těchto aplikací. Součástí procesu je také generování samotného ověření žadatele ve formátu PDF.

Řešení

Robot postupně zpracovává ověření žadatelů ve dvou systémech, z nichž jeden ověřuje osobu žadatele a druhý katastrální poměry. Při chybné kombinaci vstupních údajů detekuje chybu a informuje prostřednictvím emailu odpovědnou osobu. Výsledné soubory PDF jsou následně roztřízeny a umístěny na sdílený disk.

Výsledek

Tuto časově náročnou proceduru se podařilo přenést plně pod agendu RPA. Časová úspora činila 60 % a chybovost je do 1 %. Uspořený čas je nyní věnován činnosti s výší přidanou hodnotou lidské práce.

Kontrola duplicitních záznamů

Aplikace MS Excel
Outlook

Výsledek Časová úspora 70 %
Chybovost do 1 %

Problém

Kontrola duplicit je proces časově náročný s přesně definovaným postupem. Každý den je potřeba pro nové záznamy zjišťovat, jestli se již nezpracovávaly v jiných pracovních postupech. Kontrola probíhá uvnitř několika komplexních sestav Excelu.

Řešení

RPA v tomto případě dokáže jednotlivé komplexní soubory načíst do vnitřní paměti a provést rychlou kontrolu pro každý jednotlivý záznam. Spolupracuje s uživatelem a pokud najde záznam umístí jej do specifické složky, která patří danému záznamu. Zároveň identifikuje soubor, ve kterém tento záznam našla a samotný záznam.

Výsledek

Robot v tomto případě dokázal snížit čas na jednu transakci z průměrně 1 minuty na 15 sekund. Toto přineslo každý den úsporu 70 %.

Odesílání smluv mailem

Aplikace MS Excel
Webová aplikace
Outlook

Výsledek Časová úspora 50 %
100 % kvalita

Problém

V rámci komplexního procesu zpracování žádostí o dotace jsou jednotliví žadatelé obesílání mailem se smlouvou. Je zde kladen důraz na evidenci jednotlivých odeslaných emailů a stejně tak na variabilní formát obsahu mailu a příloh, které jsou postupně generovány v rámci procesu.

Řešení

Robot začíná proces načtením požadavků, které si zadavatel přeje zpracovat. Pro jednotlivé záznamy se přihlásí do interní aplikace a vygeneruje smlouvu ve formátu PDF. Následně vytvoří email s variabilním obsahem a formátováním, ke kterému přiloží smlouvu a odešle koncovému žadateli o dotaci.

Výsledek

Pomocí technologie RPA se podařilo proces zefektivnit nejen časovou úsporou (50 %), ale také 100 % kvalitou zpracování záznamů.

Odesílání smluv poštou

Aplikace GINIS
MS Excel
Outlook
Web. app

Výsledek Čas zpracování snížen o 70 %
Alokace zaměstnanců na důležitější úkoly

Problém

V rámci komplexního procesu zpracování žádostí o dotace jsou jednotliví žadatelé obesílání dopisem se smlouvou. Je zde kladen důraz na přípravu jednotlivých odeslaných dopisů, které jsou postupně generovány v rámci procesu.

Řešení

Robot si stáhne vstupní data z webové aplikace. Poté následuje práce v interním programu kde se vytvoří žádost. Žádost se následně vyplní a vygeneruje se .rtf dokument, který se převádí na .docx . Dokument se následně vyplní dle vstupního souboru. Potom se příloha přikládá do interního programu a odesílá se žádost. Poté je potřeba ve web. aplikaci zadat datum odeslání dopisu.

Výsledek

RPA technologie zajistila bezchybné zpracování a tím umožnila zaměstnancům vykonávat práci s přidanou hodnotou. Čas zpracování byl snížen o 70%

Datum přijetí

Aplikace MS Excel
Outlook
IE
GINIS

Výsledek Proces běží 24h denně
70% zrychlení
0% chybovost

Problém

V rámci komplexního procesu zpracování žádostí o dotace jsou jednotliví žadatelé zaregistrování do interního systému a je jim připsáno datum přijetí jejich žádosti na poště.

Řešení

Robot si nechá vypsat počet žádostí v programu GINIS a následně si je vyexportuje. Pro přehled zapisuje již zpracované žádosti. Otevře interní aplikaci a přidá k žádosti datum jejího přijetí. Žádost se následně aktualizuje a žadateli se odešle e-mailová notifikace.

Výsledek

RPA technologie zajistila 0% chybovost, celkové zrychlení a umožnila zaměstnanci lépe využít svůj čas.