Zůstaňte naladěni
Demo bude brzy dostupné

Use Cases

By industry










By issue




By process





Challenge

Aplikace > IE
> SAP
>Outlook

Alt bene

Results > Čas zpracování snížen na třetinu původního

> Ušetřeno 2 FTE

Financial shared service center of a technological company encountered a problem with liquidation of a great deal of assets. It was a tedious work for people that required only downloading data from one system and uploading it to another.

Solution

Robot otevře portál easyOffice a nahraje si položky do fronty. Zkontroluje metodu scrapování a nahraje ji do SAPu. Stažené položky nahraje z fronty do easyOffice a jako Results své práce uloží PDF dokument na sdílený disk.

Results

Čas potřebný pro zpracování položek byl snížen na třetinu původního času. Zaměstnanci, kteří se věnovali této práci mají možnost se nyní zaměřit na další a důležitější úkoly.

Challenge

Aplikace > IE
> MS Excel
> Outlook
> SAP

Alt bene

Results > Úspora 10 - 15 FTE

> Rychlost zpracování zvýšena 5x

Německá banka využívala ke schvalování úvěrů svých zákazníků více než deset zaměstnanců. Ti museli pracovat se třemi různými systémy a řídit se složitou rozhodovací logikou. Tato logika je, nicméně, rutinní a standardizovaná, tudíž může být stejně vykonávána virtuální pracovní silou.

Solution

Čísla smluv jsou stažena z webové aplikace. Ke kontrole duplicity a zkontrolování všech produktů zákazníka se využívají dva SAPové systémy. Následuje série rozhodování, kdy robot na základě daných pravidel určí, zda se zákazníkovi schválí úvěr nebo ne.

Results

Díky automatizaci procesu bylo dosaženo úspory 10-15 FTE a navíc byla celá procedura značně urychlena.

Challenge

Aplikace > BCD Webtrav.
> MS Excel
> Outlook
> Ariba

Alt bene

Results > Dosaženo 0% chybovost

> Rychlost zpracování zvýšena 4x

Přijímání cestovních faktur znamenalo pro centrum sdílených služeb americké zábavní společnosti hodiny práce při jejich revizi. Ani kvalita zpracovaných faktur nebyla tak vysoká, jak by se očekávalo. Cílem tedy bylo snížit chybovost a zároveň urychlit celý proces.

Solution

Robot byl navržen tak, aby emailem přijímal cestovní faktury a ty potom uchovával ve formě Excel tabulky. Data z Excel dokumentů validuje a poté je vloží do dvou webových aplikací. Následně vytiskne PDF dokumenty z obou systémů, sloučí je a odešle emailem.

Results

Od doby, co bylo námi vytvořené Solution implementováno, snížila se chybovost procesu na nulu a zároveň 4x zvýšila jeho rychlost.

Challenge

Aplikace > SAP
> MS Excel
> Outlook

Alt bene

Results > Úspora 5 pracovních dní za měsíc

> 4x rychlejší čas zpracování

Přijímání cestovních faktur znamenalo pro centrum sdílených služeb americké zábavní společnosti hodiny práce při jejich revizi. Ani kvalita zpracovaných faktur nebyla tak vysoká, jak by se očekávalo. Cílem tedy bylo snížit chybovost a zároveň urychlit celý proces.

Solution

Robot byl navržen tak, aby emailem přijímal cestovní faktury a ty potom uchovával ve formě Excel tabulky. Data z Excel dokumentů validuje a poté je vloží do dvou webových aplikací. Následně vytiskne PDF dokumenty z obou systémů, sloučí je a odešle emailem.

Results

Od doby, co bylo námi vytvořené Solution implementováno, snížila se chybovost procesu na nulu a zároveň 4x zvýšila jeho rychlost.

Challenge

Aplikace > IE
> MS Excel

Alt bene

Results > Úspora 1 FTE

> 5x rychlejší čas zpracování

Tento rutinní proces vyžadoval, aby zaměstnanci prováděli velmi zdlouhavou a nudnou práci, kdy stahovali platby, následně editovali související dokumenty a ty dále rozesílali.

Solution

Logika procesu byla navržena tak, aby se robot přihlásil do portálu, odkud si stáhnul platby a poté na základě předdefinovaných pravidel editoval Excel tabulku. Po dokončení editace je odeslán report se zmiňovanou tabulkou.

Results

Implementace RPA technologie vyústila v úsporu jednoho FTE a snížení času potřebného ke zpracování plateb na jednu pětinu toho původního.

Challenge

Aplikace > Outlook
> MS Excel
> SAP
> XML

Alt bene

Results > Automatizováno 1000h ročně

> Snížený čas potřebný ke zpracování

Velké množství požadavků na změny bylo potřeba provést ve finančním oddělení centra sdílených služeb se sídlem v České republice. Ten úkol člověku trvá zbytečně dlouho, a proto bylo potřeba jej automatizovat a tím také snížit čas zpracování na zlomek původního času.

Solution

Implementing of Blue Prism process which handles contract changes. Robot prochází určenou složku na sdíleném uložišti a vyhledává nově uložené XML soubory, roztřídí si je podle data změny a otevře ten nejstarší. Z něj si načte všechny potřebné informace a provede požadované změny v kontraktech v systému SAP. Po zpracování všech souborů je vytvořen report ve formě Excel tabulky a ten je odeslán na předem určenou emailovou adresu.

Results

Díky automatizaci byl snížen čas potřebný ke zpracování požadavků. Automatizováno bylo přibližně 1000 hodin lidské práce ročně.

Challenge

Aplikace > IE
> MS Excel

Alt bene

Results > Časová úspora
> Zlepšená kvalita procesu
> Vyvinut během dvou týdnů

Český poskytovatel facility služeb byl vystaven riziku placení penalizací kvůli vysokému objemu manuálních činností během kontroly spolehlivosti daňových poplatníků. Podle českého práva je každý podnikatel povinen ověřit spolehlivost daňového poplatníka. Na základě toho je nutné hledat dodavatele ve veřejném rejstříku a ověřit, zda jsou důvěryhodní daňoví poplatníci.

Solution

Robot hledá informace o dodavatelích v interním systému a na stránkách administrativního registru ekonomických subjektů. Výsledky z webového vyhledávání validuje a dále připravuje report spolehlivosti plátců daně. Výsledky okamžitě odesílá emailem.

Results

Dokument s informacemi o spolehlivosti dodavatelů je odesílán emailem každý den. Proces byl automatizován během dvou týdnů.

Challenge

Aplikace > Interní aplikace
> IE

Alt bene

Results > 3x rychlejší zpracování

> 1x FTE úspora

Vytváření pohledávek ve složitém interním systému způsobovalo Challengey a také obrovskou pracovní zátěž pro zaměstnance. To způsobovalo zpoždění zpracování pohledávek.

Solution

Doručené Solution bylo navrženo tak, že robot svou práci vykonává v interní webové aplikaci, odkud si stahuje data o reklamacích z několika různých bank a ty dále připravuje a upravuje na základě daných pravidel pro další zpracování.

Results

Výsledkem automatizace je třikrát rychlejší zpracování pohledávek. Nahrazením rutinní lidské práce bylo ušetřeno 1 FTE.

Challenge

Aplikace > Interní aplikace
> SAP

Alt bene

Results > 4x rychlejší zpracování

> 100% kvalita

Britský nadnárodní prodejce se sídlem v Londýně čelil Challengeu se zaznamenáváním incidentů v interních systémech a jejich přenosem do interní databáze, což stálo úsilí tři zaměstnance, kteří museli pracovat se 4 aplikacemi.

Solution

Navržené Solution vytváří záznamy o incidentech v databázi na základě dat zadaných v interních systémech. Tyto záznamy jsou nicméně vytvořeny až poté, co jsou robotem na základě určitých kritérií vyhodnoceny.

Results

Automatizace vyřešila Challenge náročnosti práce s několika různými systémy, což umožnilo třem zaměstnancům věnovat se úkonům s vyšší přidanou hodnotou.

Challenge

Aplikace > Outlook
> Target
> MS Excel
> K2

Alt bene

Results > Z 10 minut sníženo na 5 vteřin

> Úspora 2 FTE

Úkolem bylo pomoci personálnímu oddělení jednoho z největších českých BPS poskytovatelů automatizovat přenos dat mezi dvěma interními systémy. Konkrétně šlo o proces náboru nových zaměstnanců, změny profilů, ale také ukončení pracovního poměru. Tyto procesy byly velmi pracné a časově náročné.

Solution

Tým Techstry pomohl společnosti navrhnout proces znovu, tak aby byl vhodný k automatizaci. Robot byl nakonfigurován, aby byl schopen pracovat ve dvou interních systémech. Na základě dané logiky validuje data a přenáší je mezi dvěma systémy. Po dokončení procesu odešle report s výsledky odpovědné osobě.

Results

Čas zpracování byl snížen z průměrných deseti minut na pět vteřin na transakci, což personálnímu oddělení umožnilo zaměřit se na činnosti s vyšší přidanou hodnotou.

Challenge

Aplikace > Outlook
> IE
> MS Excel

Alt bene

Results > Doba zpracování snížena na třetinu

> Úspora 1 FTE

Výzvou byla zákazníkova potřeba provést ověření uchazečů o zaměstnání v dané společnosti. To se provádí velmi jednoduše v systému OFAC, se speciálním zaměřením se na možnou spojitost uchazeče s teroristickými organizacemi.

Solution

Robot extrahuje data z Excel souboru. Každý kandidát je prověřen v portálu OFAC a následně jsou veškeré relevantní informace přidány do Word dokumentu, který je vytvořen pro každého kandidáta zvlášť. Díky našemu Solution je robot schopen si poradit také s diakritikou a interpretovat tak všechny výsledky.

Results

Rychlost procesu byla značně navýšena, protože úkoly jakými jsou např. posílání emailů trvají pouze zlomek vteřiny. Byla ušetřena minimálně hodina práce denně.

Challenge

Aplikace > GINIS
> Outlook
> Web app.

Alt bene

Results > Časová úspora (60%)

> Minimální chybovost (1%)

Challenge nastává v období vyhlášení nových dotačních programů, kdy se oddělení potýká se vzrůstajícím počtem požadavků. Následné ověření žadatelů je proces, který probíhá napříč dvěma aplikacemi a několika prostředími v rámci těchto aplikací. Součástí procesu je také generování samotného ověření žadatele ve formátu PDF.

Solution

Robot postupně zpracovává ověření žadatelů ve dvou systémech, z nichž jeden ověřuje osobu žadatele a druhý katastrální poměry. Při chybné kombinaci vstupních údajů detekuje chybu a informuje prostřednictvím emailu odpovědnou osobu. Výsledné soubory PDF jsou následně roztřízeny a umístěny na sdílený disk.

Results

Tuto časově náročnou proceduru se podařilo přenést plně pod agendu RPA. Časová úspora činila 60 % a chybovost je do 1 %. Uspořený čas je nyní věnován činnosti s výší přidanou hodnotou lidské práce.

Challenge

Aplikace > IE
> Interní aplikace
> MS Excel

Alt bene

Results > Ušetřeno 4 FTE

> Lidé mohou vykonávat práci s přidanou hodnotou

Otázkou jak řešit výpočty zůstatků ke splacení se zabýval náš polský zákazník působící v bankovním sektoru. O vypracování těchto výpočtů se staral tým pěti zaměstnanců, což pro ně znamenalo poměrně náročnou práci. Ta mohla být bez Challengeů vykonávána robotem, protože byla založena na standardizovaných pravidlech.

Solution

Data jsou vyextrahována z jednoho interního systému. Robot zpracovává položky na základě určených pravidel v druhém internám systému. Jakmile jsou položky zpracovány mohou být zákazníkům odeslány dopisy o zůstatku ke splacení. Pokud robot narazí na nezvyklé případy, předá je dál k manuálnímu zpracování.

Results

Proces mohl být pouze poloautomatizován, protože v malém procentu případů je nezbytný zásah člověka. I tak byla automatizací ušetřena 4 FTE.

Challenge

Aplikace > IE
> Outlook
> MS Excel
> SAP

Alt bene

Results > Úspora 10 - 15 FTE

> Rychlost zpracování zvýšena 5x

Německá banka využívala ke schvalování úvěrů svých zákazníků více než deset zaměstnanců. Ti museli pracovat se třemi různými systémy a řídit se složitou rozhodovací logikou. Tato logika je, nicméně, rutinní a standardizovaná, tudíž může být stejně vykonávána virtuální pracovní silou.

Solution

Čísla smluv jsou stažena z webové aplikace. Ke kontrole duplicity a zkontrolování všech produktů zákazníka se využívají dva SAPové systémy. Následuje série rozhodování, kdy robot na základě daných pravidel určí, zda se zákazníkovi schválí úvěr nebo ne.

Results

Díky automatizaci procesu bylo dosaženo úspory 10-15 FTE a navíc byla celá procedura značně urychlena.

Challenge

Aplikace > IE
> Outlook
> MS Excel

Alt bene

Results > Čas zpracování snížen na desetinu
> Snížena chybovost
> Lidé mohou vykonávat práci s vyšší přidanou hodnotou

Účelem tohoto procesu bylo ověřit údaje žadatelů o půjčku získané z veřejného webového poštovního portálu. Takto získané údaje se ručně porovnávaly s interní databází klienta. Výsledky se pak zapisovaly do Excelu a odesílaly emailem managementu k dalšímu zpracování.

Solution

Automatizovaný proces otevře vstupní csv soubor uložený ve sdílené složce na disku u klienta. Přečte požadované údaje žadatelů, otevře webový prohlížeč a přihlásí se do klientova systému, kde tyto údaje ověří. Výsledky zapisuje do excelovského souboru, který na konci pošle na zadané emailové adresy.

Results

Čas potřebný na zkontrolování a ověření údajů byl snížen na desetinu původního času. Zaměstnanci, kteří se věnovali této práci mají nyní možnost se zaměřit na důležitější úkoly.

Challenge

Aplikace > IE
> Interní aplikace

Alt bene

Results > 3x rychlejší zpracování
> 1x FTE úspora

Vytváření pohledávek ve složitém interním systému způsobovalo Challengey a také obrovskou pracovní zátěž pro zaměstnance. To způsobovalo zpoždění zpracování pohledávek.

Solution

Doručené Solution bylo navrženo tak, že robot svou práci vykonává v interní webové aplikaci, odkud si stahuje data o reklamacích z několika různých bank a ty dále připravuje a upravuje na základě daných pravidel pro další zpracování.

Results

Výsledkem automatizace je třikrát rychlejší zpracování pohledávek. Nahrazením rutinní lidské práce bylo ušetřeno 1 FTE.

Challenge

Aplikace > IE
> Interní NLP systém
> MS Excel

Alt bene

Results > Automatizováno za 2 týdny
> Úspora 1 FTE
> Zlepšení kvality dat

Českou společnost poskytující IT služby znepokojoval fakt, že jejich zaměstnanec musí trávit spoustu času kontrolou jejich webových stránek, aby zjistil, zda je na stránkách nahraný požadovaný soubor. Tento soubor slouží jako zdrojový dokument pro provedení změn v kontaktech zákazníků.

Solution

Poskytli jsme Solution, kdy robot provádí kontrolu webových stránek místo člověka. V momentě, kdy se na stránkách objeví požadovaný soubor, robot soubor stáhne a otevře. Potřebné změny jsou provedeny v interní databázi na základě staženého dokumentu.

Results

Robot je schopen kontrolovat stránky v požadovaných intervalech a spustit zbytek procesu jen pokud nalezne data ke zpracování., což zabere pouze pár vteřin. Jelikož robot nedělá chyby, byla kvalita dat zlepšena.

Challenge

Aplikace > IE
> Interní NLP systém
> MS Excel

Alt bene

Results > Automatizováno za 2 týdny
> Úspora 1 FTE
> Zlepšení kvality dat

Českou společnost poskytující IT služby znepokojoval fakt, že jejich zaměstnanec musí trávit spoustu času kontrolou jejich webových stránek, aby zjistil, zda je na stránkách nahraný požadovaný soubor. Tento soubor slouží jako zdrojový dokument pro provedení změn v kontaktech zákazníků.

Solution

Poskytli jsme Solution, kdy robot provádí kontrolu webových stránek místo člověka. V momentě, kdy se na stránkách objeví požadovaný soubor, robot soubor stáhne a otevře. Potřebné změny jsou provedeny v interní databázi na základě staženého dokumentu.

Results

Robot je schopen kontrolovat stránky v požadovaných intervalech a spustit zbytek procesu jen pokud nalezne data ke zpracování., což zabere pouze pár vteřin. Jelikož robot nedělá chyby, byla kvalita dat zlepšena.

Challenge

Aplikace > Outlook
> PDF
> MS Excel
> SAP

Alt bene

Results > Automatizace dokončena za 6 týdnů
> Rychlost a kvalita zvýšena
> Ušetřeno 7 FTE

Intenzivní ale zároveň rutinní práce při tvorbě objednávek v systému SAP vždy pohltila velkou část pracovní kapacity back office zaměstnanců v centru sdílených služeb v Polsku jedné nadnárodní IT společnosti.

Solution

Robot byl nakonfigurován tak, aby byl schopen sloučit dohromady data z PDF a Excel souboru. Soubory nejprve validoval a pokud byla vyplněna všechna povinná pole, mohl data vložit do systému SAP. Tímto byla vytvořena nová objednávka a mohl být odeslán informační email o úspěchu či selhání procesu.

Results

Proces tvorby objednávek byl plně automatizován. Equivalent of 7 FTEs was released from this process to support business in a different more value added area.

Challenge

Aplikace > MS Excel
> Web. app.
> Outlook

Alt bene

Results > Čas zpracování snížen o 70%
> Nulová chybovost

V rámci dotačního programu bylo potřeba aktualizovat stavy žadatelů v interním systému organizace. Na této aktivitě se podíleli 4 pracovníci a i když se jednalo o ryze repetitivní činnosti, vytížily zaměstnance v daný den ze 20%.

Solution

Robot si nejdříve ověří, jaké požadavky má zpracovat na základě vstupního souboru Excel. Následuje zpracování jednotlivých požadavků v rozhraní webové aplikace. V případě chybných vstupních hodnot, informuje odpovědnou osobu prostřednictvím emailu.

Results

Pomocí automatizování procesu se samotný čas zpracování snížil o více než 70 %. Odpadá nutná koordinace mezi 4 zaměstnanci. Čas, který doposud věnovali procesu Změna stavů je nyní alokován na jiné úkoly.

Challenge

Aplikace > MS Excel
> GINIS
> Outlook

Alt bene

Results > Nulová chybovost
> Rutinní činnosti převzal robot

Na denní bázi se zpracovávají záznamy v interní aplikaci GINIS. Zaměstnanec musí každý den zkontrolovat v dané aplikaci výpisy účtů organizace, zda nedošlo k novým pohybům. Každý takový pohyb musí na základě vnitropodnikových postupů identifikovat a zanést do centrální tabulky, která sdružuje záznamy za celý rok.

Solution

Robot generuje jednotlivé výpisy a zjišťuje, zda nedošlo k novému pohybu. V případě nových pohybů začne vyhledávat potřebné informace v dalších modulech aplikace. Pokud nedokáže informace najít tam, začne vyhledávat v interních číselnících. Vyplněná tabulka je poté umístěna na sdílený disk a také odeslána emailem.

Results

Díky zmapování jednotlivých postupů, jak docílit identifikace pohybu na účtu, je robot výrazným pomocníkem zaměstnance, který pouze doplní tabulku o záznamy, které vyžadují lidský aspekt.

Challenge

Aplikace > MS Excel
> GINIS
> Outlook

Alt bene

Results > Minimální chybovost (1%)
> Časová úspora (60%)

Challenge nastává v období vyhlášení nových dotačních programů, kdy se oddělení potýká se vzrůstajícím počtem požadavků. Následné ověření žadatelů je proces, který probíhá napříč dvěma aplikacemi a několika prostředími v rámci těchto aplikací. Součástí procesu je také generování samotného ověření žadatele ve formátu PDF.

Solution

Robot postupně zpracovává ověření žadatelů ve dvou systémech, z nichž jeden ověřuje osobu žadatele a druhý katastrální poměry. Při chybné kombinaci vstupních údajů detekuje chybu a informuje prostřednictvím emailu odpovědnou osobu. Výsledné soubory PDF jsou následně roztřízeny a umístěny na sdílený disk.

Results

Tuto časově náročnou proceduru se podařilo přenést plně pod agendu RPA. Časová úspora činila 60 % a chybovost je do 1 %. Uspořený čas je nyní věnován činnosti s výší přidanou hodnotou lidské práce.

Challenge

Aplikace > Interní aplikace
> MS Excel
> IE

Alt bene

Results > 100% přesnost
> Dávkové zpracování

Zákazníkem byla mezinárodní farmaceutická společnost, která potřebovala odesílat dodací listy zákazníkům. Ty musely být v určitém formátu a každému zákazníkovi bylo potřeba vše odeslat pouze v jednom emailu místo v současných několika emailech.

Solution

Robot vytahuje data z Excel tabulky a ty pak zadává do systému SAP a generuje příslušné dodací listy. Dodací listy jsou vygenerovány v požadovaném formátu a poté zaslány zákazníkům na základě seznamu zákazníků. K rozesílání emailů je využíván SMTP server. Nakonec robot všechny vygenerované soubory smaže a vytvoří report ve formě nové tabulky.

Results

Zákazníkům nejsou odesílány chybné emaily. V závislosti na množství dat je robot schopen ušetřit 0.25 FTE a zároveň zpracovává požadavky v dávkách, tudíž není každému zákazníkovi odesláno emailů několik, ale pouze jeden.

Challenge

Aplikace > IE
> SMCore
> MS Excel

Alt bene

Results > Ušetřeno 7 dní každý měsíc
> Ušetřeno 2 FTE
> Nonstop běh v noci i ve dne

Centrum sdílených služeb mezinárodní technologické společnosti se sídlem v České republice řešilo reportovací proces pro německou část operativy. Bylo vytvořeno makro, které zaměstnanci k reportování používali, tudíž byla alespoň část procesu již automatizována. I přes toto ulehčení proces vytěžoval velkou část pracovní kapacity zaměstnance, jelikož ten musel makro ručně spustit na každém řádku obsáhlého Excel dokumentu a navíc ze SAPu stáhnout všechny dodatečné sobory. Proces tak zabíral 10 pracovních dní z každého měsíce.

Solution

Robot stahuje určené dokumenty ze SAPu pro každý řádek vstupního Excel dokumentu a zároveň spouští makro. Výsledkem je získání reportu pro každou položku vstupního Excel dokumentu.

Results

Reportovací proces byl plně automatizován a může nepřetržitě běžet tři dny v kuse, místo původních deseti dní potřebných ke zpracování. Ušetří tak práci třetinu práce jednoho FTE za měsíc.

Challenge

Aplikace > SAP
> MS Excel
> Outlook

Alt bene

Results > 100% správnost validovaných DIČ
> Ušetřeno 1 FTE

Finanční centrum sdílených služeb nadnárodní technologické společnosti provádí týdně validaci stovek DIČ. Orientace v takovém množství dat způsobovala velkou míru chybovosti.

Solution

Díky nasazení robota na tuto práci již není nutné, aby se zaměstnanci zabývali validací DIČ každý den, místo toho je naprosto dostačující, když jsou položky robotem validovány pouze dvakrát týdně. Při své práci robot vyextrahuje z Excelu vstupní data, provádí porovnání dat v SAPu a poté doplní do zdrojového dokumentu SAP ID.

Results

Proces je možné spouštět i v noci, tudíž jsou ráno výsledky validace připraveny. Díky tomu, že robot, na rozdíl od člověka nepodléhá únavě při větším množství dat, přineslo automatické zpracování DIČ nulovou míru chybovosti.

Challenge

Aplikace > IE
> MS Excel

Alt bene

Results 5x rychlejší zpracován9
> Ušetřeno 1 FTE

Tento rutinní proces vyžadoval, aby zaměstnanci prováděli velmi zdlouhavou a nudnou práci, kdy stahovali platby, následně editovali související dokumenty a ty dále rozesílali.

Solution

Logika procesu byla navržena tak, aby se robot přihlásil do portálu, odkud si stáhnul platby a poté na základě předdefinovaných pravidel editoval Excel tabulku. Po dokončení editace je odeslán report se zmiňovanou tabulkou.

Results

Implementace RPA technologie vyústila v úsporu jednoho FTE a snížení času potřebného ke zpracování plateb na jednu pětinu toho původního.

Challenge

Aplikace > BPCS
> Outlook
> MS Excel

Alt bene

Results > 0% míra chybovosti
> 5x zvýšena rychlost procesu

Centrum sdílených služeb předního poskytovatele udržitelných Solution se sídlem v České republice se muselo denně vypořádávat s desítkami faktur. Faktury se zpracovávají v interním systému, který vyžaduje, aby byli zaměstnanci maximálně soustředění a faktury byly zpracovány správně. 

Solution

Robot byl navržen tak, aby byl schopen vyextrahovat vstupní data z Excel tabulky a následně vložil všechny potřebné informace o konkrétní faktuře do interního systému (BPCS). V tomto systému jsou faktury vytvářeny a zároveň odesílány kolegům do Belgie. Nakonec je vstupní tabulka updatována a poslána zároveň s reportem na určenou emailovou adresu.

Results

Během dvou týdnů jsme navrhli Solution, které snížilo chybovost procesu na nulu. Díky velmi krátké době odezvy ze strany aplikace byl proces zrychlen na 5-ti násobnou rychlost.

Challenge

Aplikace > IE
> Outlook
> MS Excel

Alt bene

Results > Robot pracuje během víkendu
> Ušetřeno 8 FTE

Účtárna české BPS společnosti musí týdně provádět kontrolu klientských společností a zjistit, zda se společnost nachází mezi dlužníky v insolvenčním rejstříku. Jedná se o kontrolu prováděnou u stovek, či tisíců firem, což je časové velmi náročná činnost.

Solution

Vstupní data pro kontrolu jsou získána z CSV souboru přiloženého v emailu. Robot bere IČ společností a jedno po druhém kontroluje, zda se nachází v registru dlužníků na insolvenčním portále. Results vždy zaznamená do zdrojového CSV souboru. Když je vše hotovo, odešle updatovaný soubor zpátky odesilateli.

Results

Automatizací byl odstraněn celý jeden pracovní úkon, Výsledky kontroly jsou dostupné vždy v pondělí ráno díky víkendovému běhu robota.

Challenge

Aplikace > IE
> MS Excel

Alt bene

Results > Časová úspora
> Zlepšena kvalita procesu
> Vyvinut během dvou týdnů

Český poskytovatel facility služeb byl vystaven riziku placení penalizací kvůli vysokému objemu manuálních činností během kontroly spolehlivosti daňových poplatníků. Podle českého práva je každý podnikatel povinen ověřit spolehlivost daňového poplatníka. Na základě toho je nutné hledat dodavatele ve veřejném rejstříku a ověřit, zda jsou důvěryhodní daňoví poplatníci.

Solution

Robot hledá informace o dodavatelích v interním systému a na stránkách administrativního registru ekonomických subjektů. Výsledky z webového vyhledávání validuje a dále připravuje report spolehlivosti plátců daně. Výsledky okamžitě odesílá emailem.

Results

Dokument s informacemi o spolehlivosti dodavatelů je odesílán emailem každý den. Proces byl automatizován během dvou týdnů.

Challenge

Aplikace > SAP
> Outlook
> MS Excel
> XML

Alt bene

Results > Automatizováno 1000 hodin ročně
> Snížen čas potřebný ke zpracování

Velké množství požadavků na změny bylo potřeba provést ve finančním oddělení centra sdílených služeb se sídlem v České republice. Ten úkol člověku trvá zbytečně dlouho, a proto bylo potřeba jej automatizovat a tím také snížit čas zpracování na zlomek původního času.

Solution

Implementing of Blue Prism process which handles contract changes. Robot prochází určenou složku na sdíleném uložišti a vyhledává nově uložené XML soubory, roztřídí si je podle data změny a otevře ten nejstarší. Z něj si načte všechny potřebné informace a provede požadované změny v kontraktech v systému SAP. Po zpracování všech souborů je vytvořen report ve formě Excel tabulky a ten je odeslán na předem určenou emailovou adresu.

Results

Díky automatizaci byl snížen čas potřebný ke zpracování požadavků. Automatizováno bylo přibližně 1000 hodin lidské práce ročně.

Challenge

Aplikace > IE
> MS Excel
> Outlook

Alt bene

Results > Čas zpracování snížen na desetinu
> Lidé mohou vykonávat jinou práci s vyšší přidanou hodnotou
> Snížena chybovost procesu

Účelem tohoto procesu bylo ověřit údaje žadatelů o půjčku získané z veřejného webového poštovního portálu. Takto získané údaje se ručně porovnávaly s interní databází klienta. Výsledky se pak zapisovaly do Excelu a odesílaly emailem managementu k dalšímu zpracování.

Solution

Automatizovaný proces otevře vstupní csv soubor uložený ve sdílené složce na disku u klienta. Přečte požadované údaje žadatelů, otevře webový prohlížeč a přihlásí se do klientova systému, kde tyto údaje ověří. Výsledky zapisuje do excelovského souboru, který na konci pošle na zadané emailové adresy.

Results

Čas potřebný na zkontrolování a ověření údajů byl snížen na desetinu původního času. Zaměstnanci, kteří se věnovali této práci mají nyní možnost se zaměřit na důležitější úkoly.

Challenge

Aplikace > SAP
> MS Excel
> Outlook

Alt bene

Results > Úspora 5 pracovních dní za měsíc

> 4x rychlejší čas zpracování

Přijímání cestovních faktur znamenalo pro centrum sdílených služeb americké zábavní společnosti hodiny práce při jejich revizi. Ani kvalita zpracovaných faktur nebyla tak vysoká, jak by se očekávalo. Cílem tedy bylo snížit chybovost a zároveň urychlit celý proces.

Solution

Robot byl navržen tak, aby emailem přijímal cestovní faktury a ty potom uchovával ve formě Excel tabulky. Data z Excel dokumentů validuje a poté je vloží do dvou webových aplikací. Následně vytiskne PDF dokumenty z obou systémů, sloučí je a odešle emailem.

Results

Od doby, co bylo námi vytvořené Solution implementováno, snížila se chybovost procesu na nulu a zároveň 4x zvýšila jeho rychlost.

Challenge

Aplikace > IE
> Outlook
> SAP

Alt bene

Results > Čas zpracování snížen na třetinu původního

> Ušetřeno 2 FTE

Financial shared service center of a technological company encountered a problem with liquidation of a great deal of assets. It was a tedious work for people that required only downloading data from one system and uploading it to another.

Solution

Robot otevře portál easyOffice a nahraje si položky do fronty. Zkontroluje metodu scrapování a nahraje ji do SAPu. Stažené položky nahraje z fronty do easyOffice a jako Results své práce uloží PDF dokument na sdílený disk.

Results

Čas potřebný pro zpracování položek byl snížen na třetinu původního času. Zaměstnanci, kteří se věnovali této práci mají možnost se nyní zaměřit na další a důležitější úkoly.

Challenge

Aplikace > IE
> Outlook
> SAP

Alt bene

Results > 100% správnost validovaných DIČ

> Úspora 1 FTE

Finanční centrum sdílených služeb nadnárodní technologické společnosti provádí týdně validaci stovek DIČ. Orientace v takovém množství dat způsobovala velkou míru chybovosti.

Solution

Díky nasazení robota na tuto práci již není nutné, aby se zaměstnanci zabývali validací DIČ každý den, místo toho je naprosto dostačující, když jsou položky robotem validovány pouze dvakrát týdně. Při své práci robot vyextrahuje z Excelu vstupní data, provádí porovnání dat v SAPu a poté doplní do zdrojového dokumentu SAP ID.

Results

Proces je možné spouštět i v noci, tudíž jsou ráno výsledky validace připraveny. Díky tomu, že robot, na rozdíl od člověka nepodléhá únavě při větším množství dat, přineslo automatické zpracování DIČ nulovou míru chybovosti.

Challenge

Aplikace > Web. aplikace (DEX)
> Outlook

Alt bene

Results > 100% kvalita procesu
> Snížena chybovost na 0%
> Úspora 3 FTE

Mezinárodní technologická společnost s centrem sdílených služeb sídlícím v Polsku dlouhodobě bojovala tvorbou a zasíláním faktur. Tento proces trval příliš dlouho a obsahoval velké množství chyb.

Solution

Po provedení procesní analýzy jsme byli schopni vyvinout a doručit Solution, které umožňovalo robotovi se zalogovat do webové aplikace DEX, aby shromáždil veškerá potřebná data, vybral všechny potřebné oblasti a jazyky, což sloužilo ke specifikaci typu faktury. Robot vytváří faktury na základě specifikovaných kritérií, výjimek and nakonfigurované procesní logice. Vytvořené faktury pak přeposílá zákazníkům.

Results

Doručené Solution umožnilo zákazníkovi urychlit proces zpracování faktur a to jak z pohledu společnosti, tak koncového zákazníka. Zároveň byla snížena chybovost.

Challenge

Aplikace > Outlook
> MS Excel
> SAP

Alt bene

Results > Ušetřeno 3 FTE
> Automatizováno během 3 týdnů
> Snížena chybovost

Finanční oddělení centra sdílených služeb musí každý den vytvářet reporty o změnách v zůstatku na účtu. Tento proces je manuálně zpracováván, ačkoli je rutinní, nevyžaduje lidské uvažování a rozhodování. Tento proces běžně zabírá 10 pracovních dní z každého měsíce.

Solution

Každé ráno jsou robotem výpisy z účtu stahovány a nahrávány do SAPu. Poté jsou porovnávány současné s těmi z předchozího dne a zároveň je také v SAPU validován kumulativní zůstatek. Na konci procesu je vyexportována tabulka a zaslána v reportovacím emailu.

Results

Automatizace byla provedena během tří týdnů. Díky nočnímu běhu robota jsou pro manažery každé ráno připraveny reporty s informacemi o zůstatku na účtu. Nespornou výhodou, kterou automatizace přinesla je, kromě možnosti zpracování přes noc, přesnost a lepší schopnost porovnávání. Díky tomuto byla snížena chybovost v procesu.

Challenge

Aplikace > BPCS
> MS Excel
> Outlook

Alt bene

Results > 0% míra chybovosti
> 5x zvýšena rychlost procesu

Centrum sdílených služeb předního poskytovatele udržitelných Solution se sídlem v České republice se muselo denně vypořádávat s desítkami faktur. Faktury se zpracovávají v interním systému, který vyžaduje, aby byli zaměstnanci maximálně soustředění a faktury byly zpracovány správně.

Solution

Robot byl navržen tak, aby byl schopen vyextrahovat vstupní data z Excel tabulky a následně vložil všechny potřebné informace o konkrétní faktuře do interního systému (BPCS). V tomto systému jsou faktury vytvářeny a zároveň odesílány kolegům do Belgie. Nakonec je vstupní tabulka updatována a poslána zároveň s reportem na určenou emailovou adresu.

Results

Během dvou týdnů jsme navrhli Solution, které snížilo chybovost procesu na nulu. Díky velmi krátké době odezvy ze strany aplikace byl proces zrychlen na 5-ti násobnou rychlost.

Challenge

Aplikace > Outlook
> Web. app.

Alt bene

Results > Čas zpracování snížen na čtvrtinu
> Snížená chybovost

Promazání neaktivních účtů z interní databáze klienta se do nedávna prováděla ručně. Pracovník vždy musel zkontrolovat každý jednotlivý účet a neaktivní suspendovat. V důsledku vysokého počtu zaměstnanců, tudíž i účtů v databázi, byl tento proces pro zaměstnance velice zdlouhavý a nudný.

Solution

Robot si otevře intranet pro provedení auditu a nahraje si všechny zaměstnanecké účty do fronty. Použitím emailové adresy si v druhém interním systému ověří, zda je daný držitel účtu stále zaměstnancem firmy. Výsledkem je smazání neaktivních účtů.

Results

Neaktivní účty se jednou za čtvrt roku vymažou automaticky, tato práce trvala člověku celý pracovní den, robot úkol zpracuje za dvě hodiny. Došlo ke snížení chybovosti.

Challenge

Aplikace > SAP
> MS Excel
> Outlook

Alt bene

Results > Zjednodušení práce zaměstnanců
> Čas na zpracování transakce snížen na polovinu

Zákazníkův požadavek byl zautomatizovat práci oddělení zaměřeného na hlášení zpoždění objednávek klientů. Zaměstnanec dle informací získaných z ticketů hledá nesrovnalosti v SAP tabulce. Ty následně nahlásí klientům, kterých se zpoždění týká.

Solution

Robot si pomocí webových služeb vytáhne ticket, ze kterého následně vyčte požadované informace. V SAP tabulce získá kód objednávky daného klienta, který mu umožní v jiné SAP tabulce přezkoumat informace o zpoždění. Z těch následně vytváří excelový report a zasílá informační email zákazníkovi.

Results

Díky automatizací je pro zaměstnance vytvořen pomocný report a ten je jím následně odeslán. Čas zpracování jedné položky se snížil na polovinu.

Challenge

Aplikace > IE
> MS Excel
> Outlook

Alt bene

Results > Automatizováno za 6 týdnů
> Úspora 1 FTE
> Zlepšení kvality dat

Světová technologická společnost, jejíž centrum sdílených služeb sídlí v Praze, čelila Challengeů s vysokým množstvím transakcí, což mělo negativní dopad na kvalitu zpracovaných objednávek. Velké množství požadavků na změnu nákupních objednávek vyřizoval tým pěti zaměstnanců. Požadavky na změnu způsobovaly obrovské pracovní zatížení a jejich zpracování bylo často zpožděné.

Solution

Vytvořili jsme Solution, ve kterém robot přijímá požadavky na modifikaci nákupních objednávek emailem, jde na webový SAP portálu a zde provádí požadované změny (obsažené v emailech). Jakmile jsou nákupní objednávky zpracovány, odesílá robot informaci o zpracování skrz web service.

Results

Převedením práce na robota bylo dosaženo zlepšení kvality zákaznických dat a zároveň se uspořilo1 FTE.

Challenge

Aplikace > IE
> SharePoint
> Outlook
> Interní systém

Alt bene

Results > Úspora 5 FTE
> 50% nákladů na proces ušetřeno

Výrobní společnost v Polsku potřebovala vylepšit proces prodlužování platnosti smluv pro oddělení objednávek. Proces byl pro lidské zaměstnance příliš náročný a generoval obrovské množství práce, což způsobovalo, že očekávaná KPI nebyla naplněna.

Solution

Díky implementaci RPA jsme byli schopni vytvořit Solution, kdy robot stahuje csv soubor ze Sharepointu, poté se přihlásí do interního systému a prochází smlouvy na základě dané logiky a obnovuje datum expirace u těch, kde je to vyžadováno. Na konci procesu je odeslán email s reportem o úspěšných zpracováních, chybách a vyjímkách.

Results

Proces byl poloautomatizován. Vyvinuté Solution pomohlo klientovi při zpracování smluv tak, že požadované KPI mohlo být splněno. Pracovní zátěž přesunuta na robota se rovnala ekvivalentu 5 FTE.

Challenge

Aplikace > Outlook
> MS Excel
> SAP
> XML

Alt bene

Results > Automatizováno 1000h ročně
> Snížený čas potřebný ke zpracování

Velké množství požadavků na změny bylo potřeba provést ve finančním oddělení centra sdílených služeb se sídlem v České republice. Ten úkol člověku trvá zbytečně dlouho, a proto bylo potřeba jej automatizovat a tím také snížit čas zpracování na zlomek původního času.

Solution

Implementing of Blue Prism process which handles contract changes. Robot prochází určenou složku na sdíleném uložišti a vyhledává nově uložené XML soubory, roztřídí si je podle data změny a otevře ten nejstarší. Z něj si načte všechny potřebné informace a provede požadované změny v kontraktech v systému SAP. Po zpracování všech souborů je vytvořen report ve formě Excel tabulky a ten je odeslán na předem určenou emailovou adresu.

Results

Díky automatizaci byl snížen čas potřebný ke zpracování požadavků. Automatizováno bylo přibližně 1000 hodin lidské práce ročně.

Challenge

Aplikace > SAP
> MS Excel

Alt bene

Results > Úspora 8 FTE
> Čas na zpracování snížen na třetinu původního

Centrum sdílených služeb sídlící v Polsku využívá pracovní kapacity 8 zaměstnanců k výpočtu nákladů na produkt. Ačkoliv je tento proces z hlediska postupu velmi jednoduchý a je prováděn pouze v SAPu a Excelu, je velmi zdlouhavý a únavný.

Solution

Robot se přihlásí do systému SAP, kde získá potřebná data. Tato data jsou poté editována v Excel souboru na základě daných pravidel a importována zpátky do SAPu. Po editaci je ze SAPu vyexportována nová tabulka. Tento proces se opakuje dokud nejsou spočítány všechny náklady na produkty.

Results

Výsledkem nasazení robota do produkce bylo ušetření 8 FTE. Zaměstnanci původně vykonávající tento úkol se tak mohli věnovat užitečnějším a zábavnějším činnostem.

Challenge

Aplikace > IE
> SMCore
> MS Excel

Alt bene

Results > Ušetřeno 7 dní každý měsíc
> Ušetřeno 2 FTE
> Nonstop běh v noci i ve dne

Centrum sdílených služeb mezinárodní technologické společnosti se sídlem v České republice řešilo reportovací proces pro německou část operativy. Bylo vytvořeno makro, které zaměstnanci k reportování používali, tudíž byla alespoň část procesu již automatizována. I přes toto ulehčení proces vytěžoval velkou část pracovní kapacity zaměstnance, jelikož ten musel makro ručně spustit na každém řádku obsáhlého Excel dokumentu a navíc ze SAPu stáhnout všechny dodatečné sobory. Proces tak zabíral 10 pracovních dní z každého měsíce.

Solution

Reportovací proces byl plně automatizován a může nepřetržitě běžet tři dny v kuse, místo původních deseti dní potřebných ke zpracování. Ušetří tak práci třetinu práce jednoho FTE za měsíc.

Results

Výsledkem nasazení robota do produkce bylo ušetření 8 FTE. Zaměstnanci původně vykonávající tento úkol se tak mohli věnovat užitečnějším a zábavnějším činnostem.

Challenge

Aplikace > Interní aplikace
> SAP

Alt bene

Results > 100% kvalita
> 4x rychlejší zpracování

Britský nadnárodní prodejce se sídlem v Londýně čelil Challengeu se zaznamenáváním incidentů v interních systémech a jejich přenosem do interní databáze, což stálo úsilí tři zaměstnance, kteří museli pracovat se 4 aplikacemi.

Solution

Navržené Solution vytváří záznamy o incidentech v databázi na základě dat zadaných v interních systémech. Tyto záznamy jsou nicméně vytvořeny až poté, co jsou robotem na základě určitých kritérií vyhodnoceny.

Results

Automatizace vyřešila Challenge náročnosti práce s několika různými systémy, což umožnilo třem zaměstnancům věnovat se úkonům s vyšší přidanou hodnotou.

Challenge

Aplikace > SAP
> MS Excel
> CRM

Alt bene

Results > Zlepšená kvalita dat
> FTE Úspory
> Data připravená každé ráno

Energetická společnost na Slovensku se vypořádávala s Challengeem nepřesností při přenosu dat do systému SAP. Zaměstnanec dedikovaný pro tuto činnost musel nashromáždit data o změnách v několika tabulkách a manuálně je nahrát společně s přílohami do systému SAP.

Solution

Účelem tohoto procesu je provést řádově tisíce změn v systému SAP, stejný počet scannovaných souborů je poté potřeba nahrát do SAPu na základě informací vytvořených kombinací Excel souborů vyexportovaných z tohoto systému.

Results

Proces byl vyvinut za dva týdny. Běží během noci, tudíž jsou každé ráno nahrána data do systému. Zároveň bylo uspořeno jedno FTE.

Challenge

Aplikace > Outlook
> MS Excel
> IE

Alt bene

Results > Doba zpracování snížena na třetinu
> Úspora 1 FTE

Výzvou byla zákazníkova potřeba provést ověření uchazečů o zaměstnání v dané společnosti. To se provádí velmi jednoduše v systému OFAC, se speciálním zaměřením se na možnou spojitost uchazeče s teroristickými organizacemi.

Solution

Robot extrahuje data z Excel souboru. Každý kandidát je prověřen v portálu OFAC a následně jsou veškeré relevantní informace přidány do Word dokumentu, který je vytvořen pro každého kandidáta zvlášť. Díky našemu Solution je robot schopen si poradit také s diakritikou a interpretovat tak všechny výsledky.

Results

Rychlost procesu byla značně navýšena, protože úkoly jakými jsou např. posílání emailů trvají pouze zlomek vteřiny. Byla ušetřena minimálně hodina práce denně.

Challenge

Aplikace > Outlook
> MS Excel
> IE

Alt bene

Results > Doba zpracování snížena na třetinu
> Úspora 1 FTE

Výzvou byla zákazníkova potřeba provést ověření uchazečů o zaměstnání v dané společnosti. To se provádí velmi jednoduše v systému OFAC, se speciálním zaměřením se na možnou spojitost uchazeče s teroristickými organizacemi.

Solution

Robot extrahuje data z Excel souboru. Každý kandidát je prověřen v portálu OFAC a následně jsou veškeré relevantní informace přidány do Word dokumentu, který je vytvořen pro každého kandidáta zvlášť. Díky našemu Solution je robot schopen si poradit také s diakritikou a interpretovat tak všechny výsledky.

Results

Rychlost procesu byla značně navýšena, protože úkoly jakými jsou např. posílání emailů trvají pouze zlomek vteřiny. Byla ušetřena minimálně hodina práce denně.

Challenge

Aplikace > Target
> MS Excel
> Outlook

Alt bene

Results > HR pracovníci mají více času na zaměstnance
> Čas na zpracování transakce snížen na polovinu

Úkolem bylo pomoci personálnímu oddělení jednoho z největších českých BPS poskytovatelů automatizovat zadávání zaměstnaneckých změn v interním systému. Tyto procesy byly velmi časově náročné.

Solution

Robot byl nakonfigurován tak, aby stahoval data přímo z databáze a mohl se tak vyhnout práci s prohlížečem, který byl nespolehlivý. Data byla převedena na kolekci, kterou následně prochází a podle ní provádí požadované změny. Jakmile je toto provedeno, změní také stav zaměstnance v databázi. Po dokončení vytvoří report v MS Excel, kde zapíše jaké změny a u kterých zaměstnanců provedl a odešle je.

Results

Díky nasazení robota došlo k zefektivnění práce personalistů, kteří nyní mají více času věnovat se zaměstnancům společnosti. Navíc byl čas zpracování snížen o cca 30%.

Challenge

Aplikace > Target
> MS Excel
> Outlook

Alt bene

Results > Úspora 8 FTE
> Robot pracuje během víkendu

Účtárna české BPS společnosti musí týdně provádět kontrolu klientských společností a zjistit, zda se společnost nachází mezi dlužníky v insolvenčním rejstříku. Jedná se o kontrolu prováděnou u stovek, či tisíců firem, což je časové velmi náročná činnost.

Solution

Vstupní data pro kontrolu jsou získána z CSV souboru přiloženého v emailu. Robot bere IČ společností a jedno po druhém kontroluje, zda se nachází v registru dlužníků na insolvenčním portále. Results vždy zaznamená do zdrojového CSV souboru. Když je vše hotovo, odešle updatovaný soubor zpátky odesilateli.

Results

Automatizací byl odstraněn celý jeden pracovní úkon, Výsledky kontroly jsou dostupné vždy v pondělí ráno díky víkendovému běhu robota.

Challenge

Aplikace > IE
> MS Excel

Alt bene

Results > Časová úspora
> Zlepšená kvalita procesu
> Vyvinut během dvou týdnů

Český poskytovatel facility služeb byl vystaven riziku placení penalizací kvůli vysokému objemu manuálních činností během kontroly spolehlivosti daňových poplatníků. Podle českého práva je každý podnikatel povinen ověřit spolehlivost daňového poplatníka. Na základě toho je nutné hledat dodavatele ve veřejném rejstříku a ověřit, zda jsou důvěryhodní daňoví poplatníci.

Solution

Robot hledá informace o dodavatelích v interním systému a na stránkách administrativního registru ekonomických subjektů. Výsledky z webového vyhledávání validuje a dále připravuje report spolehlivosti plátců daně. Výsledky okamžitě odesílá emailem.

Results

Dokument s informacemi o spolehlivosti dodavatelů je odesílán emailem každý den. Proces byl automatizován během dvou týdnů.

Challenge

Aplikace > IE
> Interní aplikace
> MS Excel

Alt bene

Results > Ušetřeno 4 FTE

> Lidé mohou vykonávat práci s přidanou hodnotou

Otázkou jak řešit výpočty zůstatků ke splacení se zabýval náš polský zákazník působící v bankovním sektoru. O vypracování těchto výpočtů se staral tým pěti zaměstnanců, což pro ně znamenalo poměrně náročnou práci. Ta mohla být bez Challengeů vykonávána robotem, protože byla založena na standardizovaných pravidlech.

Solution

Data jsou vyextrahována z jednoho interního systému. Robot zpracovává položky na základě určených pravidel v druhém internám systému. Jakmile jsou položky zpracovány mohou být zákazníkům odeslány dopisy o zůstatku ke splacení. Pokud robot narazí na nezvyklé případy, předá je dál k manuálnímu zpracování.

Results

Proces mohl být pouze poloautomatizován, protože v malém procentu případů je nezbytný zásah člověka. I tak byla automatizací ušetřena 4 FTE.

Challenge

Aplikace > SAP
> MS Excel

Alt bene

Results > Čas na zpracování snížen na třetinu původního

> Úspora 8 FTE

Centrum sdílených služeb sídlící v Polsku využívá pracovní kapacity 8 zaměstnanců k výpočtu nákladů na produkt. Ačkoliv je tento proces z hlediska postupu velmi jednoduchý a je prováděn pouze v SAPu a Excelu, je velmi zdlouhavý a únavný.

Solution

Robot se přihlásí do systému SAP, kde získá potřebná data. Tato data jsou poté editována v Excel souboru na základě daných pravidel a importována zpátky do SAPu. Po editaci je ze SAPu vyexportována nová tabulka. Tento proces se opakuje dokud nejsou spočítány všechny náklady na produkty.

Results

Výsledkem nasazení robota do produkce bylo ušetření 8 FTE. Zaměstnanci původně vykonávající tento úkol se tak mohli věnovat užitečnějším a zábavnějším činnostem.

Challenge

Aplikace > IE
> MS Excel
> Outlook

Alt bene

Results > Úspora 8 FTE

> Robot pracuje během víkendu

Účtárna české BPS společnosti musí týdně provádět kontrolu klientských společností a zjistit, zda se společnost nachází mezi dlužníky v insolvenčním rejstříku. Jedná se o kontrolu prováděnou u stovek, či tisíců firem, což je časové velmi náročná činnost.

Solution

Vstupní data pro kontrolu jsou získána z CSV souboru přiloženého v emailu. Robot bere IČ společností a jedno po druhém kontroluje, zda se nachází v registru dlužníků na insolvenčním portále. Results vždy zaznamená do zdrojového CSV souboru. Když je vše hotovo, odešle updatovaný soubor zpátky odesilateli.

Results

Automatizací byl odstraněn celý jeden pracovní úkon, Výsledky kontroly jsou dostupné vždy v pondělí ráno díky víkendovému běhu robota.

Challenge

Aplikace > IE
> SMCore
> MS Excel

Alt bene

Results > Ušetřeno 7 dní každý měsíc

> Ušetřeno 2 FTE
> Nonstop běh v noci i ve dne

Centrum sdílených služeb mezinárodní technologické společnosti se sídlem v České republice řešilo reportovací proces pro německou část operativy. Bylo vytvořeno makro, které zaměstnanci k reportování používali, tudíž byla alespoň část procesu již automatizována. I přes toto ulehčení proces vytěžoval velkou část pracovní kapacity zaměstnance, jelikož ten musel makro ručně spustit na každém řádku obsáhlého Excel dokumentu a navíc ze SAPu stáhnout všechny dodatečné sobory. Proces tak zabíral 10 pracovních dní z každého měsíce.

Solution

Robot stahuje určené dokumenty ze SAPu pro každý řádek vstupního Excel dokumentu a zároveň spouští makro. Výsledkem je získání reportu pro každou položku vstupního Excel dokumentu.

Results

Reportovací proces byl plně automatizován a může nepřetržitě běžet tři dny v kuse, místo původních deseti dní potřebných ke zpracování. Ušetří tak práci třetinu práce jednoho FTE za měsíc.

Challenge

Aplikace > IE
> Outlook
> MS Excel

Alt bene

Results > Čas zpracování snížen na desetinu
> Lidé mohou vykonávat práci s vyšší přidanou hodnotou
> Snížena chybovost

Účelem tohoto procesu bylo ověřit údaje žadatelů o půjčku získané z veřejného webového poštovního portálu. Takto získané údaje se ručně porovnávaly s interní databází klienta. Výsledky se pak zapisovaly do Excelu a odesílaly emailem managementu k dalšímu zpracování.

Solution

Automatizovaný proces otevře vstupní csv soubor uložený ve sdílené složce na disku u klienta. Přečte požadované údaje žadatelů, otevře webový prohlížeč a přihlásí se do klientova systému, kde tyto údaje ověří. Výsledky zapisuje do excelovského souboru, který na konci pošle na zadané emailové adresy.

Results

Čas potřebný na zkontrolování a ověření údajů byl snížen na desetinu původního času. Zaměstnanci, kteří se věnovali této práci mají nyní možnost se zaměřit na důležitější úkoly.

Challenge

Aplikace > IE
> Outlook
> MS Excel
> SharePoint

Alt bene

Results > Úspora 5 FTE
> 50% nákladů na proces ušetřeno

Výrobní společnost v Polsku potřebovala vylepšit proces prodlužování platnosti smluv pro oddělení objednávek. Proces byl pro lidské zaměstnance příliš náročný a generoval obrovské množství práce, což způsobovalo, že očekávaná KPI nebyla naplněna.

Solution

Díky implementaci RPA jsme byli schopni vytvořit Solution, kdy robot stahuje csv soubor ze Sharepointu, poté se přihlásí do interního systému a prochází smlouvy na základě dané logiky a obnovuje datum expirace u těch, kde je to vyžadováno. Na konci procesu je odeslán email s reportem o úspěšných zpracováních, chybách a vyjímkách.

Results

Proces byl poloautomatizován. Vyvinuté Solution pomohlo klientovi při zpracování smluv tak, že požadované KPI mohlo být splněno. Pracovní zátěž přesunuta na robota se rovnala ekvivalentu 5 FTE.

Challenge

Aplikace > SAP
> Cadency
> SPIDR2
> IE

Alt bene

Results > Plně automatizovaný proces nahradil 1FTE

Celá pracovní kapacita jednoho zaměstnance je vyčerpána na přípravu reportů, ačkoliv se tento nudný úkol skládal pouze ze stahování reportů ze SAPu, jejich následné editace a nahrání do systému SPIDR2 a na SharePoint. Tento úkol může být bez Challengeů přesunut ke zpracování robotem.

Solution

Ze SAPu jsou robotem staženy reporty a data ze stažených reportů vložena do šablon z předchozího měsíce. Tyto obnovené šablony jsou nahrány do systému SPIDR2, odkud je zkopírován odkaz na ně a ten je uložen v druhém interním systému CADENCY společně s reportem. Na konci jsou zpracované soubory nahrány na SharePoint.

Results

Solution, které jsme vytvořili uspořilo 1 FTE, což umožnilo zaměstnanci původně vykonávajícímu tento úkol přesun k zajímavějším úkonům s přidanou hodnotou.

Challenge

Aplikace > SAP
> MS Excel
> PDF
> Outlook

Alt bene

Results > Automatizace dokončena za 6 týdnů
> Rychlost a kvalita zvýšena
> Ušetřeno 7 FTE

Intenzivní ale zároveň rutinní práce při tvorbě objednávek v systému SAP vždy pohltila velkou část pracovní kapacity back office zaměstnanců v centru sdílených služeb v Polsku jedné nadnárodní IT společnosti.

Solution

Robot byl nakonfigurován tak, aby byl schopen sloučit dohromady data z PDF a Excel souboru. Soubory nejprve validoval a pokud byla vyplněna všechna povinná pole, mohl data vložit do systému SAP. Tímto byla vytvořena nová objednávka a mohl být odeslán informační email o úspěchu či selhání procesu.

Results

Proces tvorby objednávek byl plně automatizován. Equivalent of 7 FTEs was released from this process to support business in a different more value added area.

Challenge

Aplikace > SAP
> MS Excel
> Outlook

Alt bene

Results > Zjednodušení práce zaměstnanců
> Čas na zpracování transakce snížen na polovinu

Zákazníkův požadavek byl zautomatizovat práci oddělení zaměřeného na hlášení zpoždění objednávek klientů. Zaměstnanec dle informací získaných z ticketů hledá nesrovnalosti v SAP tabulce. Ty následně nahlásí klientům, kterých se zpoždění týká.

Solution

Robot si pomocí webových služeb vytáhne ticket, ze kterého následně vyčte požadované informace. V SAP tabulce získá kód objednávky daného klienta, který mu umožní v jiné SAP tabulce přezkoumat informace o zpoždění. Z těch následně vytváří excelový report a zasílá informační email zákazníkovi.

Results

Díky automatizací je pro zaměstnance vytvořen pomocný report a ten je jím následně odeslán. Čas zpracování jedné položky se snížil na polovinu.

Challenge

Aplikace > Target
> MS Excel
> Outlook

Alt bene

Results > HR pracovníci mají více času na zaměstnance
> Čas na zpracování transakce snížen na polovinu

Úkolem bylo pomoci personálnímu oddělení jednoho z největších českých BPS poskytovatelů automatizovat zadávání zaměstnaneckých změn v interním systému. Tyto procesy byly velmi časově náročné.

Solution

Robot byl nakonfigurován tak, aby stahoval data přímo z databáze a mohl se tak vyhnout práci s prohlížečem, který byl nespolehlivý. Data byla převedena na kolekci, kterou následně prochází a podle ní provádí požadované změny. Jakmile je toto provedeno, změní také stav zaměstnance v databázi. Po dokončení vytvoří report v MS Excel, kde zapíše jaké změny a u kterých zaměstnanců provedl a odešle je.

Results

Díky nasazení robota došlo k zefektivnění práce personalistů, kteří nyní mají více času věnovat se zaměstnancům společnosti. Navíc byl čas zpracování snížen o cca 30%.

Challenge

Aplikace > Outlook
> Web. aplikace (DEX)

Alt bene

Results > 100% kvalita procesu
> Úspora 3 FTE
> Snížena chybovost na 0%

Mezinárodní technologická společnost s centrem sdílených služeb sídlícím v Polsku dlouhodobě bojovala tvorbou a zasíláním faktur. Tento proces trval příliš dlouho a obsahoval velké množství chyb.

Solution

Po provedení procesní analýzy jsme byli schopni vyvinout a doručit Solution, které umožňovalo robotovi se zalogovat do webové aplikace DEX, aby shromáždil veškerá potřebná data, vybral všechny potřebné oblasti a jazyky, což sloužilo ke specifikaci typu faktury. Robot vytváří faktury na základě specifikovaných kritérií, výjimek and nakonfigurované procesní logice. Vytvořené faktury pak přeposílá zákazníkům.

Results

Doručené Solution umožnilo zákazníkovi urychlit proces zpracování faktur a to jak z pohledu společnosti, tak koncového zákazníka. Zároveň byla snížena chybovost.

Challenge

Aplikace > Outlook
> MS Excel
> SAP

Alt bene

Results > Ušetřeno 3 FTE
> Automatizováno během 3 týdnů
> Snížena chybovost

Finanční oddělení centra sdílených služeb musí každý den vytvářet reporty o změnách v zůstatku na účtu. Tento proces je manuálně zpracováván, ačkoli je rutinní, nevyžaduje lidské uvažování a rozhodování. Tento proces běžně zabírá 10 pracovních dní z každého měsíce.

Solution

Každé ráno jsou robotem výpisy z účtu stahovány a nahrávány do SAPu. Poté jsou porovnávány současné s těmi z předchozího dne a zároveň je také v SAPU validován kumulativní zůstatek. Na konci procesu je vyexportována tabulka a zaslána v reportovacím emailu.

Results

Automatizace byla provedena během tří týdnů. Díky nočnímu běhu robota jsou pro manažery každé ráno připraveny reporty s informacemi o zůstatku na účtu. Nespornou výhodou, kterou automatizace přinesla je, kromě možnosti zpracování přes noc, přesnost a lepší schopnost porovnávání. Díky tomuto byla snížena chybovost v procesu.

Challenge

Aplikace > BPCS
> MS Excel
> Outlook

Alt bene

Results > 0% míra chybovosti
> 5x zvýšena rychlost procesu

Centrum sdílených služeb předního poskytovatele udržitelných Solution se sídlem v České republice se muselo denně vypořádávat s desítkami faktur. Faktury se zpracovávají v interním systému, který vyžaduje, aby byli zaměstnanci maximálně soustředění a faktury byly zpracovány správně. 

Solution

Robot byl navržen tak, aby byl schopen vyextrahovat vstupní data z Excel tabulky a následně vložil všechny potřebné informace o konkrétní faktuře do interního systému (BPCS). V tomto systému jsou faktury vytvářeny a zároveň odesílány kolegům do Belgie. Nakonec je vstupní tabulka updatována a poslána zároveň s reportem na určenou emailovou adresu.

Results

Během dvou týdnů jsme navrhli Solution, které snížilo chybovost procesu na nulu. Díky velmi krátké době odezvy ze strany aplikace byl proces zrychlen na 5-ti násobnou rychlost.

Challenge

Aplikace > SAP
> MS Excel
> Outlook

Alt bene

Results > 100% správnost validovaných DIČ

> Úspora 1 FTE

Finanční centrum sdílených služeb nadnárodní technologické společnosti provádí týdně validaci stovek DIČ. Orientace v takovém množství dat způsobovala velkou míru chybovosti.

Solution

Díky nasazení robota na tuto práci již není nutné, aby se zaměstnanci zabývali validací DIČ každý den, místo toho je naprosto dostačující, když jsou položky robotem validovány pouze dvakrát týdně. Při své práci robot vyextrahuje z Excelu vstupní data, provádí porovnání dat v SAPu a poté doplní do zdrojového dokumentu SAP ID.

Results

Proces je možné spouštět i v noci, tudíž jsou ráno výsledky validace připraveny. Díky tomu, že robot, na rozdíl od člověka nepodléhá únavě při větším množství dat, přineslo automatické zpracování DIČ nulovou míru chybovosti.

Challenge

Aplikace > IE
> MS Excel
> Outlook

Alt bene

Results > Zlepšení kvality dat
> Úspora 1 FTE
> Automatizováno za 6 týdnů

Světová technologická společnost, jejíž centrum sdílených služeb sídlí v Praze, čelila Challengeů s vysokým množstvím transakcí, což mělo negativní dopad na kvalitu zpracovaných objednávek. Velké množství požadavků na změnu nákupních objednávek vyřizoval tým pěti zaměstnanců. Požadavky na změnu způsobovaly obrovské pracovní zatížení a jejich zpracování bylo často zpožděné.

Solution

Vytvořili jsme Solution, ve kterém robot přijímá požadavky na modifikaci nákupních objednávek emailem, jde na webový SAP portálu a zde provádí požadované změny (obsažené v emailech). Jakmile jsou nákupní objednávky zpracovány, odesílá robot informaci o zpracování skrz web service.

Results

Převedením práce na robota bylo dosaženo zlepšení kvality zákaznických dat a zároveň se uspořilo1 FTE.

Challenge

Aplikace > Interní NLP systém
> MS Excel
> IE

Alt bene

Results > Zlepšení kvality dat
> Úspora 1 FTE
> Automatizováno za 2 týdny

Českou společnost poskytující IT služby znepokojoval fakt, že jejich zaměstnanec musí trávit spoustu času kontrolou jejich webových stránek, aby zjistil, zda je na stránkách nahraný požadovaný soubor. Tento soubor slouží jako zdrojový dokument pro provedení změn v kontaktech zákazníků.

Solution

Poskytli jsme Solution, kdy robot provádí kontrolu webových stránek místo člověka. V momentě, kdy se na stránkách objeví požadovaný soubor, robot soubor stáhne a otevře. Potřebné změny jsou provedeny v interní databázi na základě staženého dokumentu.

Results

Robot je schopen kontrolovat stránky v požadovaných intervalech a spustit zbytek procesu jen pokud nalezne data ke zpracování., což zabere pouze pár vteřin. Jelikož robot nedělá chyby, byla kvalita dat zlepšena.

Challenge

Aplikace > Interní aplikace
> MS Excel
> IE

Alt bene

Results > 100% přesnost
> Dávkové zpracování

Zákazníkem byla mezinárodní farmaceutická společnost, která potřebovala odesílat dodací listy zákazníkům. Ty musely být v určitém formátu a každému zákazníkovi bylo potřeba vše odeslat pouze v jednom emailu místo v současných několika emailech.

Solution

Robot vytahuje data z Excel tabulky a ty pak zadává do systému SAP a generuje příslušné dodací listy. Dodací listy jsou vygenerovány v požadovaném formátu a poté zaslány zákazníkům na základě seznamu zákazníků. K rozesílání emailů je využíván SMTP server. Nakonec robot všechny vygenerované soubory smaže a vytvoří report ve formě nové tabulky.

Results

Zákazníkům nejsou odesílány chybné emaily. V závislosti na množství dat je robot schopen ušetřit 0.25 FTE a zároveň zpracovává požadavky v dávkách, tudíž není každému zákazníkovi odesláno emailů několik, ale pouze jeden.

Challenge

Aplikace > SAP
> MS Excel
> Web myTNT

Alt bene

Results > 100% kvalita dat
> Úspora 1 FTE

Kurýři jednoho z předních světových poskytovatelů logistických služeb museli tvořit objednávky zásilek nejdříve ve webové SAP aplikaci a potom ta stejná data duplikovat na webových stránkách myTNT. (Naštěstí pouze do doby než si společnost uvědomila, že kopírování dat je ideální činnost pro robota.)

Solution

Robot se přihlásí do webové aplikace SAP TM, odkud si stáhne seznam zásilek ke zpracování. Poté jsou získána data o každé objednávce zvlášť a vložena na stránky myTNT. Na konci vytvoření objednávky robot odesílá požadovanou dokumentaci, tak aby mohla být vytištěna.

Results

Díky velmi přesné práci robota bylo při kopírování z jednoho do druhého systému dosaženo stoprocentní kvality zadávaných dat.

Challenge

Aplikace > SAP
> MS Excel
> CRM

Alt bene

Results > Zlepšená kvalita dat
> FTE Úspory
>Data připravená každé ráno

Energetická společnost na Slovensku se vypořádávala s Challengeem nepřesností při přenosu dat do systému SAP. Zaměstnanec dedikovaný pro tuto činnost musel nashromáždit data o změnách v několika tabulkách a manuálně je nahrát společně s přílohami do systému SAP.

Solution

Účelem tohoto procesu je provést řádově tisíce změn v systému SAP, stejný počet scannovaných souborů je poté potřeba nahrát do SAPu na základě informací vytvořených kombinací Excel souborů vyexportovaných z tohoto systému.

Results

Proces byl vyvinut za dva týdny. Běží během noci, tudíž jsou každé ráno nahrána data do systému. Zároveň bylo uspořeno jedno FTE.

Challenge

Aplikace > Outlook
> Web. app.

Alt bene

Results > Čas zpracování snížen na čtvrtinu

> Snížená chybovost

Promazání neaktivních účtů z interní databáze klienta se do nedávna prováděla ručně. Pracovník vždy musel zkontrolovat každý jednotlivý účet a neaktivní suspendovat. V důsledku vysokého počtu zaměstnanců, tudíž i účtů v databázi, byl tento proces pro zaměstnance velice zdlouhavý a nudný.

Solution

Robot si otevře intranet pro provedení auditu a nahraje si všechny zaměstnanecké účty do fronty. Použitím emailové adresy si v druhém interním systému ověří, zda je daný držitel účtu stále zaměstnancem firmy. Výsledkem je smazání neaktivních účtů.

Results

Neaktivní účty se jednou za čtvrt roku vymažou automaticky, tato práce trvala člověku celý pracovní den, robot úkol zpracuje za dvě hodiny. Došlo ke snížení chybovosti.

Challenge

Aplikace > Excel
> Web. app.
> Outlook

Alt bene

Results > Čas zpracování snížen o 70%

> Nulová chybovost

V rámci dotačního programu bylo potřeba aktualizovat stavy žadatelů v interním systému organizace. Na této aktivitě se podíleli 4 pracovníci a i když se jednalo o ryze repetitivní činnosti, vytížily zaměstnance v daný den ze 20%.

Solution

Robot si nejdříve ověří, jaké požadavky má zpracovat na základě vstupního souboru Excel. Následuje zpracování jednotlivých požadavků v rozhraní webové aplikace. V případě chybných vstupních hodnot, informuje odpovědnou osobu prostřednictvím emailu.

Results

Pomocí automatizování procesu se samotný čas zpracování snížil o více než 70 %. Odpadá nutná koordinace mezi 4 zaměstnanci. Čas, který doposud věnovali procesu Změna stavů je nyní alokován na jiné úkoly.

Challenge

Aplikace > GINIS
> MS Excel
> Outlook

Alt bene

Results > Rutinní činnosti převzal robot

> Nulová chybovost

Na denní bázi se zpracovávají záznamy v interní aplikaci GINIS. Zaměstnanec musí každý den zkontrolovat v dané aplikaci výpisy účtů organizace, zda nedošlo k novým pohybům. Každý takový pohyb musí na základě vnitropodnikových postupů identifikovat a zanést do centrální tabulky, která sdružuje záznamy za celý rok.

Solution

Robot generuje jednotlivé výpisy a zjišťuje, zda nedošlo k novému pohybu. V případě nových pohybů začne vyhledávat potřebné informace v dalších modulech aplikace. Pokud nedokáže informace najít tam, začne vyhledávat v interních číselnících. Vyplněná tabulka je poté umístěna na sdílený disk a také odeslána emailem.

Results

Díky zmapování jednotlivých postupů, jak docílit identifikace pohybu na účtu, je robot výrazným pomocníkem zaměstnance, který pouze doplní tabulku o záznamy, které vyžadují lidský aspekt.

Challenge

Aplikace > MS Excel
> Web myTNT

Alt bene

Results > 100% kvalita dat
> Úspora 1 FTE

Kurýři jednoho z předních světových poskytovatelů logistických služeb museli tvořit objednávky zásilek nejdříve ve webové SAP aplikaci a potom ta stejná data duplikovat na webových stránkách myTNT. (Naštěstí pouze do doby než si společnost uvědomila, že kopírování dat je ideální činnost pro robota.)

Solution

Robot se přihlásí do webové aplikace SAP TM, odkud si stáhne seznam zásilek ke zpracování. Poté jsou získána data o každé objednávce zvlášť a vložena na stránky myTNT. Na konci vytvoření objednávky robot odesílá požadovanou dokumentaci, tak aby mohla být vytištěna.

Results

Díky velmi přesné práci robota bylo při kopírování z jednoho do druhého systému dosaženo stoprocentní kvality zadávaných dat.

Challenge

Aplikace > BCD Webtrav.
> MS Excel
> Outlook
> Ariba

Alt bene

Results > Dosaženo 0% chybovost

> Rychlost zpracování zvýšena 4x

Přijímání cestovních faktur znamenalo pro centrum sdílených služeb americké zábavní společnosti hodiny práce při jejich revizi. Ani kvalita zpracovaných faktur nebyla tak vysoká, jak by se očekávalo. Cílem tedy bylo snížit chybovost a zároveň urychlit celý proces.

Solution

Robot byl navržen tak, aby emailem přijímal cestovní faktury a ty potom uchovával ve formě Excel tabulky. Data z Excel dokumentů validuje a poté je vloží do dvou webových aplikací. Následně vytiskne PDF dokumenty z obou systémů, sloučí je a odešle emailem.

Results

Od doby, co bylo námi vytvořené Solution implementováno, snížila se chybovost procesu na nulu a zároveň 4x zvýšila jeho rychlost.

Challenge

Aplikace > SAP
> Cadency
> SPIDR2
> IE

Alt bene

Results > Plně automatizovaný proces nahradil 1FTE

Celá pracovní kapacita jednoho zaměstnance je vyčerpána na přípravu reportů, ačkoliv se tento nudný úkol skládal pouze ze stahování reportů ze SAPu, jejich následné editace a nahrání do systému SPIDR2 a na SharePoint. Tento úkol může být bez Challengeů přesunut ke zpracování robotem.

Solution

Ze SAPu jsou robotem staženy reporty a data ze stažených reportů vložena do šablon z předchozího měsíce. Tyto obnovené šablony jsou nahrány do systému SPIDR2, odkud je zkopírován odkaz na ně a ten je uložen v druhém interním systému CADENCY společně s reportem. Na konci jsou zpracované soubory nahrány na SharePoint.

Results

Solution, které jsme vytvořili uspořilo 1 FTE, což umožnilo zaměstnanci původně vykonávajícímu tento úkol přesun k zajímavějším úkonům s přidanou hodnotou.

Challenge

Aplikace > IE
> MS Excel

Alt bene

Results > Úspora 1 FTE

> 5x rychlejší čas zpracování

Tento rutinní proces vyžadoval, aby zaměstnanci prováděli velmi zdlouhavou a nudnou práci, kdy stahovali platby, následně editovali související dokumenty a ty dále rozesílali.

Solution

Logika procesu byla navržena tak, aby se robot přihlásil do portálu, odkud si stáhnul platby a poté na základě předdefinovaných pravidel editoval Excel tabulku. Po dokončení editace je odeslán report se zmiňovanou tabulkou.

Results

Implementace RPA technologie vyústila v úsporu jednoho FTE a snížení času potřebného ke zpracování plateb na jednu pětinu toho původního.

Challenge

Aplikace > IE

Alt bene

Results > Čas na zpracování snížen na polovinu

> Snížena chybovost

Promazání neaktivních účtů z interní databáze klienta se do nedávna prováděla ručně. Pracovník vždy musel zkontrolovat každý jednotlivý účet a neaktivní suspendovat. V důsledku vysokého počtu zaměstnanců, tudíž i účtů v databázi, byl tento proces pro zaměstnance velice zdlouhavý a repetitivní.

Solution

Robot si otevře portál pro provedení auditu a nahraje si všechny zaměstnanecké účty do fronty. Pomoci druhého interního portálu následně podle emailové adresy ověří, zda je daný držitel účtu stále zaměstnancem firmy. Výsledkem je smazání neaktivních účtů

Results

Proces již nevyžaduje žádný lidský zásah. Neaktivní účty se jednou za čtvrt roku vymažou automaticky.

Challenge

Aplikace > IE

Alt bene

Results > Čas na zpracování snížen na polovinu

> Snížena chybovost

Promazání neaktivních účtů z interní databáze klienta se do nedávna prováděla ručně. Pracovník vždy musel zkontrolovat každý jednotlivý účet a neaktivní suspendovat. V důsledku vysokého počtu zaměstnanců, tudíž i účtů v databázi, byl tento proces pro zaměstnance velice zdlouhavý a repetitivní.

Solution

Robot si otevře portál pro provedení auditu a nahraje si všechny zaměstnanecké účty do fronty. Pomoci druhého interního portálu následně podle emailové adresy ověří, zda je daný držitel účtu stále zaměstnancem firmy. Výsledkem je smazání neaktivních účtů

Results

Proces již nevyžaduje žádný lidský zásah. Neaktivní účty se jednou za čtvrt roku vymažou automaticky.

Challenge

Aplikace > IE

Alt bene

Results > Čas na zpracování snížen na polovinu

> Snížena chybovost

Promazání neaktivních účtů z interní databáze klienta se do nedávna prováděla ručně. Pracovník vždy musel zkontrolovat každý jednotlivý účet a neaktivní suspendovat. V důsledku vysokého počtu zaměstnanců, tudíž i účtů v databázi, byl tento proces pro zaměstnance velice zdlouhavý a repetitivní.

Solution

Robot si otevře portál pro provedení auditu a nahraje si všechny zaměstnanecké účty do fronty. Pomoci druhého interního portálu následně podle emailové adresy ověří, zda je daný držitel účtu stále zaměstnancem firmy. Výsledkem je smazání neaktivních účtů

Results

Proces již nevyžaduje žádný lidský zásah. Neaktivní účty se jednou za čtvrt roku vymažou automaticky.

Challenge

Aplikace > IE

Alt bene

Results > Čas na zpracování snížen na polovinu

> Snížena chybovost

Promazání neaktivních účtů z interní databáze klienta se do nedávna prováděla ručně. Pracovník vždy musel zkontrolovat každý jednotlivý účet a neaktivní suspendovat. V důsledku vysokého počtu zaměstnanců, tudíž i účtů v databázi, byl tento proces pro zaměstnance velice zdlouhavý a repetitivní.

Solution

Robot si otevře portál pro provedení auditu a nahraje si všechny zaměstnanecké účty do fronty. Pomoci druhého interního portálu následně podle emailové adresy ověří, zda je daný držitel účtu stále zaměstnancem firmy. Výsledkem je smazání neaktivních účtů

Results

Proces již nevyžaduje žádný lidský zásah. Neaktivní účty se jednou za čtvrt roku vymažou automaticky.

Challenge

Aplikace > Target
> Outlook
> MS Excel

Alt bene

Results > Čas zpracování požadavků snížen na 30%

> HR pracovníci mají více času na zaměstnance

Úkolem bylo pomoci personálnímu oddělení jednoho z největších českých BPS poskytovatelů automatizovat zadávání zaměstnaneckých změn v interním systému. Tyto procesy byly velmi časově náročné.

Solution

Robot byl nakonfigurován tak, aby stahoval data přímo z databáze a mohl se tak vyhnout práci s prohlížečem, který byl nespolehlivý. Data byla převedena na kolekci, kterou následně prochází a podle ní provádí požadované změny. Jakmile je toto provedeno, změní také stav zaměstnance v databázi. Po dokončení vytvoří report v MS Excel, kde zapíše jaké změny a u kterých zaměstnanců provedl a odešle je.

Results

Díky nasazení robota došlo k zefektivnění práce personalistů, kteří nyní mají více času věnovat se zaměstnancům společnosti. Navíc byl čas zpracování snížen o cca 30%.

Challenge

Aplikace > Outlook
> Target
> MS Excel
> K2

Alt bene

Results > Čas zpracování snížen z 10 minut na 5 vteřin

> Úspora 2 FTE

Úkolem bylo pomoci personálnímu oddělení jednoho z největších českých BPS poskytovatelů automatizovat přenos dat mezi dvěma interními systémy. Konkrétně šlo o proces náboru nových zaměstnanců, změny profilů, ale také ukončení pracovního poměru. Tyto procesy byly velmi pracné a časově náročné.

Solution

Tým Techstry pomohl společnosti navrhnout proces znovu, tak aby byl vhodný k automatizaci. Robot byl nakonfigurován, aby byl schopen pracovat ve dvou interních systémech. Na základě dané logiky validuje data a přenáší je mezi dvěma systémy. Po dokončení procesu odešle report s výsledky odpovědné osobě.

Results

Čas zpracování byl snížen z průměrných deseti minut na pět vteřin na transakci, což personálnímu oddělení umožnilo zaměřit se na činnosti s vyšší přidanou hodnotou.

Challenge

Aplikace > IE
> MS Excel
> Outlook

Alt bene

Results > Úspora až 1 FTE

> Doba zpracování snížena na třetinu

Výzvou byla zákazníkova potřeba provést ověření uchazečů o zaměstnání v dané společnosti. To se provádí velmi jednoduše v systému OFAC, se speciálním zaměřením se na možnou spojitost uchazeče s teroristickými organizacemi.

Solution

Robot extrahuje data z Excel souboru. Každý kandidát je prověřen v portálu OFAC a následně jsou veškeré relevantní informace přidány do Word dokumentu, který je vytvořen pro každého kandidáta zvlášť. Díky našemu Solution je robot schopen si poradit také s diakritikou a interpretovat tak všechny výsledky.

Results

Rychlost procesu byla značně navýšena, protože úkoly jakými jsou např. posílání emailů trvají pouze zlomek vteřiny. Byla ušetřena minimálně hodina práce denně.

Challenge

Aplikace > IE

Alt bene

Results > Čas na zpracování snížen na polovinu

> Snížena chybovost

Promazání neaktivních účtů z interní databáze klienta se do nedávna prováděla ručně. Pracovník vždy musel zkontrolovat každý jednotlivý účet a neaktivní suspendovat. V důsledku vysokého počtu zaměstnanců, tudíž i účtů v databázi, byl tento proces pro zaměstnance velice zdlouhavý a nudný.

Solution

Robot si otevře intranet pro provedení auditu a nahraje si všechny zaměstnanecké účty do fronty. Použitím emailové adresy si v druhém interním systému ověří, zda je daný držitel účtu stále zaměstnancem firmy. Výsledkem je smazání neaktivních účtů.

Results

Neaktivní účty se jednou za čtvrt roku vymažou automaticky, tato práce trvala člověku celý pracovní den, robot úkol zpracuje za dvě hodiny. Došlo ke snížení chybovosti.

Challenge

Aplikace > Interní web. app
> Outlook
> MS Excel

Alt bene

Results > Doba zpracování klesla o 70 %

> Nulová chybovost

V rámci dotačního programu bylo potřeba aktualizovat stavy žadatelů v interním systému organizace. Na této aktivitě se podíleli 4 pracovníci a i když se jednalo o ryze repetitivní činnosti, vytížily zaměstnance v daný den ze 20%.

Solution

Robot si nejdříve ověří, jaké požadavky má zpracovat na základě vstupního souboru Excel. Následuje zpracování jednotlivých požadavků v rozhraní webové aplikace. V případě chybných vstupních hodnot, informuje odpovědnou osobu prostřednictvím emailu.

Results

Pomocí automatizování procesu se samotný čas zpracování snížil o více než 70 %. Odpadá nutná koordinace mezi 4 zaměstnanci. Čas, který doposud věnovali procesu Změna stavů je nyní alokován na jiné úkoly.

Challenge

Aplikace > GINIS,KOF,DDP
> Outlook
> MS Excel

Alt bene

Results > Rutinní činnosti převzal robot

> Nulová chybovost

Na denní bázi se zpracovávají záznamy v interní aplikaci GINIS. Zaměstnanec musí každý den zkontrolovat v dané aplikaci výpisy účtů organizace, zda nedošlo k novým pohybům. Každý takový pohyb musí na základě vnitropodnikových postupů identifikovat a zanést do centrální tabulky, která sdružuje záznamy za celý rok.

Solution

Robot generuje jednotlivé výpisy a zjišťuje, zda nedošlo k novému pohybu. V případě nových pohybů začne vyhledávat potřebné informace v dalších modulech aplikace. Pokud nedokáže informace najít tam, začne vyhledávat v interních číselnících. Vyplněná tabulka je poté umístěna na sdílený disk a také odeslána emailem.

Results

Díky zmapování jednotlivých postupů, jak docílit identifikace pohybu na účtu, je robot výrazným pomocníkem zaměstnance, který pouze doplní tabulku o záznamy, které vyžadují lidský aspekt.

Challenge

Aplikace > GINIS
> PDF
> Outlook

Alt bene

Results > Časová úspora (60 %)

> Nízká chybovost (do 1 %)

Challenge nastává v období vyhlášení nových dotačních programů, kdy se oddělení potýká se vzrůstajícím počtem požadavků. Následné ověření žadatelů je proces, který probíhá napříč dvěma aplikacemi a několika prostředími v rámci těchto aplikací. Součástí procesu je také generování samotného ověření žadatele ve formátu PDF.

Solution

Robot postupně zpracovává ověření žadatelů ve dvou systémech, z nichž jeden ověřuje osobu žadatele a druhý katastrální poměry. Při chybné kombinaci vstupních údajů detekuje chybu a informuje prostřednictvím emailu odpovědnou osobu. Výsledné soubory PDF jsou následně roztřízeny a umístěny na sdílený disk.

Results

Tuto časově náročnou proceduru se podařilo přenést plně pod agendu RPA. Časová úspora činila 60 % a chybovost je do 1 %. Uspořený čas je nyní věnován činnosti s výší přidanou hodnotou lidské práce.

Challenge

Aplikace > MS Excel
> Interní systémy
> Outlook

Alt bene

Results > Úspora 5 FTE

> 50% nákladů na proces ušetřeno

Výrobní společnost v Polsku potřebovala vylepšit proces prodlužování platnosti smluv pro oddělení objednávek. Proces byl pro lidské zaměstnance příliš náročný a generoval obrovské množství práce, což způsobovalo, že očekávaná KPI nebyla naplněna.

Solution

Díky implementaci RPA jsme byli schopni vytvořit Solution, kdy robot stahuje csv soubor ze Sharepointu, poté se přihlásí do interního systému a prochází smlouvy na základě dané logiky a obnovuje datum expirace u těch, kde je to vyžadováno. Na konci procesu je odeslán email s reportem o úspěšných zpracováních, chybách a vyjímkách.

Results

Proces byl poloautomatizován. Vyvinuté Solution pomohlo klientovi při zpracování smluv tak, že požadované KPI mohlo být splněno. Pracovní zátěž přesunuta na robota se rovnala ekvivalentu 5 FTE.

Challenge

Aplikace > Interní systém
> IE

Alt bene

Results > 1 FTE úspora

> 3x rychlejší zpracování

Vytváření pohledávek ve složitém interním systému způsobovalo Challengey a také obrovskou pracovní zátěž pro zaměstnance. To způsobovalo zpoždění zpracování pohledávek.

Solution

Doručené Solution bylo navrženo tak, že robot svou práci vykonává v interní webové aplikaci, odkud si stahuje data o reklamacích z několika různých bank a ty dále připravuje a upravuje na základě daných pravidel pro další zpracování.

Results

Výsledkem automatizace je třikrát rychlejší zpracování pohledávek. Nahrazením rutinní lidské práce bylo ušetřeno 1 FTE.

Challenge

Aplikace > Webservice
> IE
> Outlook

Alt bene

Results > Zlepšení kvality dat
> Úspora 1 FTE
> Automatizováno za 6 týdnů

Světová technologická společnost, jejíž centrum sdílených služeb sídlí v Praze, čelila Challengeů s vysokým množstvím transakcí, což mělo negativní dopad na kvalitu zpracovaných objednávek. Velké množství požadavků na změnu nákupních objednávek vyřizoval tým pěti zaměstnanců. Požadavky na změnu způsobovaly obrovské pracovní zatížení a jejich zpracování bylo často zpožděné.

Solution

Vytvořili jsme Solution, ve kterém robot přijímá požadavky na modifikaci nákupních objednávek emailem, jde na webový SAP portálu a zde provádí požadované změny (obsažené v emailech). Jakmile jsou nákupní objednávky zpracovány, odesílá robot informaci o zpracování skrz web service.

Results

Převedením práce na robota bylo dosaženo zlepšení kvality zákaznických dat a zároveň se uspořilo1 FTE.

Challenge

Aplikace > SAP
> Interní aplikace Stella, Remedy, Lync

Alt bene

Results > 4x rychlejší zpracování

> 100% kvalita

Britský nadnárodní prodejce se sídlem v Londýně čelil Challengeu se zaznamenáváním incidentů v interních systémech a jejich přenosem do interní databáze, což stálo úsilí tři zaměstnance, kteří museli pracovat se 4 aplikacemi.

Solution

Navržené Solution vytváří záznamy o incidentech v databázi na základě dat zadaných v interních systémech. Tyto záznamy jsou nicméně vytvořeny až poté, co jsou robotem na základě určitých kritérií vyhodnoceny.

Results

Automatizace vyřešila Challenge náročnosti práce s několika různými systémy, což umožnilo třem zaměstnancům věnovat se úkonům s vyšší přidanou hodnotou.

Challenge

Aplikace > IE
> MS Excel
> Interní aplikace NLP

Alt bene

Results > Zlepšena kvalita dat
> Úspora 1 FTE
> Automatizace provedena během 2 týdnů

Českou společnost poskytující IT služby znepokojoval fakt, že jejich zaměstnanec musí trávit spoustu času kontrolou jejich webových stránek, aby zjistil, zda je na stránkách nahraný požadovaný soubor. Tento soubor slouží jako zdrojový dokument pro provedení změn v kontaktech zákazníků.

Solution

Poskytli jsme Solution, kdy robot provádí kontrolu webových stránek místo člověka. V momentě, kdy se na stránkách objeví požadovaný soubor, robot soubor stáhne a otevře. Potřebné změny jsou provedeny v interní databázi na základě staženého dokumentu.

Results

Robot je schopen kontrolovat stránky v požadovaných intervalech a spustit zbytek procesu jen pokud nalezne data ke zpracování., což zabere pouze pár vteřin. Jelikož robot nedělá chyby, byla kvalita dat zlepšena.

Challenge

Aplikace > SAP
> CADENCY, SPIDR2
> IE

Alt bene

Results > Plně automatizovaný proces nahradil 1 FTE

Celá pracovní kapacita jednoho zaměstnance je vyčerpána na přípravu reportů, ačkoliv se tento nudný úkol skládal pouze ze stahování reportů ze SAPu, jejich následné editace a nahrání do systému SPIDR2 a na SharePoint. Tento úkol může být bez Challengeů přesunut ke zpracování robotem.

Solution

Ze SAPu jsou robotem staženy reporty a data ze stažených reportů vložena do šablon z předchozího měsíce. Tyto obnovené šablony jsou nahrány do systému SPIDR2, odkud je zkopírován odkaz na ně a ten je uložen v druhém interním systému CADENCY společně s reportem. Na konci jsou zpracované soubory nahrány na SharePoint.

Results

Solution, které jsme vytvořili uspořilo 1 FTE, což umožnilo zaměstnanci původně vykonávajícímu tento úkol přesun k zajímavějším úkonům s přidanou hodnotou.

Challenge

Aplikace > SAP
> MS Excel
> Interní aplikace Stella, Remedy, Lync

Alt bene

Results > Dávkové zpracování

> 100 % přesnost

Zákazníkem byla mezinárodní farmaceutická společnost, která potřebovala odesílat dodací listy zákazníkům. Ty musely být v určitém formátu a každému zákazníkovi bylo potřeba vše odeslat pouze v jednom emailu místo v současných několika emailech.

Solution

Robot vytahuje data z Excel tabulky a ty pak zadává do systému SAP a generuje příslušné dodací listy. Dodací listy jsou vygenerovány v požadovaném formátu a poté zaslány zákazníkům na základě seznamu zákazníků. K rozesílání emailů je využíván SMTP server. Nakonec robot všechny vygenerované soubory smaže a vytvoří report ve formě nové tabulky.

Results

Zákazníkům nejsou odesílány chybné emaily. V závislosti na množství dat je robot schopen ušetřit 0.25 FTE a zároveň zpracovává požadavky v dávkách, tudíž není každému zákazníkovi odesláno emailů několik, ale pouze jeden.

Challenge

Aplikace > SAP
> Outlook
> PDF
> Web myTNT

Alt bene

Results > RPA automation project completed in 6 weeks
> Process speed and quality acceleration
> Immediate RoI delivered ( 7 FTEs saved)

Intenzivní ale zároveň rutinní práce při tvorbě objednávek v systému SAP vždy pohltila velkou část pracovní kapacity back office zaměstnanců v centru sdílených služeb v Polsku jedné nadnárodní IT společnosti.

Solution

Robot byl nakonfigurován tak, aby byl schopen sloučit dohromady data z PDF a Excel souboru. Soubory nejprve validoval a pokud byla vyplněna všechna povinná pole, mohl data vložit do systému SAP. Tímto byla vytvořena nová objednávka a mohl být odeslán informační email o úspěchu či selhání procesu.

Results

Proces tvorby objednávek byl plně automatizován. Equivalent of 7 FTEs was released from this process to support business in a different more value added area.

Challenge

Aplikace > SAP
> CRM
> MS Excel

Alt bene

Results > FTE úspory
> Zlepšena kvalita dat
> Data připravena každé ráno

Energetická společnost na Slovensku se vypořádávala s Challengeem nepřesností při přenosu dat do systému SAP. Zaměstnanec dedikovaný pro tuto činnost musel nashromáždit data o změnách v několika tabulkách a manuálně je nahrát společně s přílohami do systému SAP.

Solution

Účelem tohoto procesu je provést řádově tisíce změn v systému SAP, stejný počet scannovaných souborů je poté potřeba nahrát do SAPu na základě informací vytvořených kombinací Excel souborů vyexportovaných z tohoto systému.

Results

Proces byl vyvinut za dva týdny. Běží během noci, tudíž jsou každé ráno nahrána data do systému. Zároveň bylo uspořeno jedno FTE.

Challenge

Aplikace > SAP
> Outlook
> MS Excel

Alt bene

Results > Zjednodušuje práci zaměstnanců
> Čas na zpracování transakce snížen na polovinu

Zákazníkův požadavek byl zautomatizovat práci oddělení zaměřeného na hlášení zpoždění objednávek klientů. Zaměstnanec dle informací získaných z ticketů hledá nesrovnalosti v SAP tabulce. Ty následně nahlásí klientům, kterých se zpoždění týká.

Solution

Robot si pomocí webových služeb vytáhne ticket, ze kterého následně vyčte požadované informace. V SAP tabulce získá kód objednávky daného klienta, který mu umožní v jiné SAP tabulce přezkoumat informace o zpoždění. Z těch následně vytváří excelový report a zasílá informační email zákazníkovi.

Results

Díky automatizací je pro zaměstnance vytvořen pomocný report a ten je jím následně odeslán. Čas zpracování jedné položky se snížil na polovinu.