Pomocí automatizace vnitropodnikových procesů na kritickém úseku poskytování dotací na výměnu starých kotlů, zlepšuje krajský úřad kvalitu ovzduší nejen v Moravskoslezském kraji, ale také okolí.
Krajský úřad Moravskoslezského kraje (MSK) zajišťuje agendu pro 17 vnitřních odborů (celkem 53 oddělení). Hlavním posláním úřadu je poskytování veřejné služby pro 1,2 mil. obyvatel tohoto regionu. MSK se rozkládá na severovýchodním území České republiky na hranicích s Polskem a Slovenskou republikou. Krajský úřad v rámci své strategie Doprava a chytrý region má za cíl zvyšovat kvalitu života v Moravskoslezském kraji a dosáhnout úspor času a peněz pro obyvatele na území celého kraje.
Myšlenka dalšího zefektivnění poskytovaných služeb pomocí nasazení technologie RPA vznikla v roce 2018. Oddělení dotací se potýkalo s masivním počtem žádostí o dotace na výměnu starého kotle. Jednalo se o časově náročný proces, plný repetitivních pracovních aktivit v digitálním prostředí organizace. Každá žádost podléhá dlouhému a časově náročnému procesu (od přijetí žádosti, její validace v interních systémech, kontroly duplicity žádosti až po zpracování – to vše je doplněno o průběžné informování žadatele o stavu žádosti). Z tohoto důvodu bylo potřeba najímat na tuto činnost brigádní zaměstnance, či případně nařizovat přesčasy stávajícím zaměstnancům, kteří byli nuceni zpracovávat tuto agendu nad rámec svým obvyklých pracovních povinností.
„V průmyslu je robotizace a automatizace procesů běžná. Rozvoj elektronizace a snaha o zkvalitňování poskytovaných služeb dříve či později přiměje i veřejnou správu k tomu, aby automatizovala administrativní procesy a využívala softwarové roboty. Těší mě, že i v tom je Moravskoslezský kraj na špici. Nás krajský úřad je první v zemi, který má svého softwarového robota i díky němu můžeme občanům nabízet kvalitnější služby.“
Ivo Vondrák, hejtman MSK
Na konci roku 2018 začalo MSK spolupracovat se společností Techstra, která je UiPath partnerem, na studii vhodnosti nasazení UiPath RPA řešení napříč svou organizací. Krajský úřad vytipoval několik procesů, které definoval jako časově náročné a s vysokou mírou chybovosti. Následnou analýzou byly firmou Techstra doporučeny 2 procesy, které byly dodány v závěru roku 2018. Procesy byly automatizovány v průběhu 2 týdnů.
Automatizace těchto procesů vykázala okamžitý benefit, jelikož již od prvního nasazení do prostředí úřadu fungovala jako soběstačný zaměstnanec. Následovala další fáze projektu, plošné nasazení UiPath řešení do dotačních procesů. V následujících 3 měsících první poloviny roku 2019 bylo automatizováno dalších 11 procesů, pro podporu dotační agendy.
Důležitým krokem pro úspěšné nasazení automatizace, na straně klienta, bylo svěření této agendy do rukou vhodné osoby, v tomto případě se jednalo o roli Manažera interního auditu úřadu. Tato role z titulu své pozice zná procesy organizace a byla tedy ideální volbou. Postupem času se z Manažera interního auditu stal vlastník celé RPA agendy úřadu.
„Robota krajský úřad využívá pro administrativní úkony a procesy s vysokou mírou rutiny. Využíváním této technologie šetříme vlastní zdroj, a zároveň zkvalitňujeme služby poskytované externím partnerům. Nasadili jsme ho na vyřizování žádostí o kotlíkové dotace. Robot například ověřuje údaje poskytnuté žadateli, posílí jim e-maily, připravuje a tiskne dopisy nebo ověřuje v databázích, zda žadatel už v minulosti kotlíkovou žádost pro danou nemovitost nepodal. Identifikuje také příjmy na bankovních účtech kraje nebo eviduje vzdělávací akce. Pomocí robota jsme také schopni distribuovat došlá elektronická podání nebo anonymizovat údaje v dokumentech.“
Tomáš Kotyza, ředitel krajského úřadu MSK
Za nasazení robota jako podpůrného prostředku pro zvýšení úrovně kvality poskytovaných veřejných služeb obdržel krajský úřad několik ocenění. Jednalo se například o Chytrý region pro rok 2019, anebo nejvyšší možné ocenění za kvalitu veřejné správy v České republice.
V průběhu let 2019 až 2020 byla agenda RPA na krajském úřadě spravována a dále rozvíjena za podpory dodavatele RPA profesionálních služeb společnosti Techstra, která poskytla své certifikované vývojáře a solution architekty. Rovněž probíhají školení, zaměřená na částečné předání kompetenecí do rukou klienta (krajský úřad) a jeho zaměstnanců.
V roce 2020 plánuje úřad nasadit automatizaci také na oddělení podatelny, kde bude UiPath RPA řešení podporovat automatizovanou kategorizaci a distribuci příchozí digitální pošty na jednotlivé odbory instituce. Tento projekt povede k dodatečné roční úspoře 1.500.000 Kč.